Inhoud
- Oude regeling
- Werkkostenregeling
- Toch een fiscaalvriendelijk feestje of tripje voor het personeel?
- Naslag
- Kerstborrels en andere personeelsfeestjes gevaarlijk?
Oude regeling
Onder voorwaarden onbelast
Personeelsfeesten, -reizen en dergelijke of vergoedingen daarvoor zijn vrijgesteld als de deelname openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers of voor ten minste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of een functionele eenheid (bijvoorbeeld een afdeling). Dit moet per inhoudingsplichtige beoordeeld worden en niet op concernniveau. Ook mag het gezamenlijke karakter van de activiteit niet ontbreken.
NB: Als alleen een grootaandeelhouder en zijn eventuele partner van deze regeling gebruikmaken, zijn personeelsfeesten, -reizen en dergelijke of vergoedingen daarvoor geheel belast.
Belastingregime
Vanaf 2011 geldt een maximum van € 454 per medewerker per jaar. Over de eventuele meerkosten moet de werknemer dus loonbelasting betalen, ook is eindheffing onder bepaalde voorwaarden mogelijk. Deelname van de partner van de werknemer aan de activiteit leidt niet tot een verdubbeling van het maximum.
Als de kosten per kalenderjaar meer bedragen dan € 454, moet de werkgever over het belaste bedrag loonheffingen inhouden. Hierbij is eindheffing onder bepaalde voorwaarden mogelijk.
Het voornoemde geldt niet als de organisatie vanaf 2011 is overgestapt op werkkostenregeling, zie onder.
Externe deelnemers
Kosten die zijn gemaakt voor externe deelnemers, mogen buiten beschouwing worden gelaten. De partner van de werknemer is geen externe deelnemer.
Receptie
Een receptie die geheel of gedeeltelijk onder werktijd plaats vindt, valt niet onder het begrip personeelsfeest en is dus onbelast.
Werkkostenregeling (WKR)
Vrije ruimte
De werkgeverskosten van een personeelsfeest is belastbaar loon voor de werknemer. De werkgever kan deze vergoeding ook onderbrengen in het forfait, zie Werkkostenregeling,
Overige kosten en voordelen in geld of natura onder forfait.
Concernverband
Ook als een personeelsfeest in concernverband wordt gevierd, moet de werkkostenregeling per individuele werkgever worden toegepast. Het concern brengt de kosten dus bij de individuele werkgevers onder, naar rato van het aantal deelnemende werknemers. Ook de vrije ruimte geldt per individuele werkgever (Bron: Belastingdienst / 2011).
Zakelijk karakter
Is het een personeelsactiviteiten waarbij het zakelijke karakter overheerst – denk aan een seminar, de jaarlijkse kick-off, de festiviteit van bijkomstig belang is en de afsluiting van het seminar met een hapje en een drankje – dan is het niet nodig de verschillende kosten te splitsen. Het geheel kan men onder de noemer tijdelijke verblijfskosten als gerichte vrijstelling brengen. Dit gaat dan niet ten koste van de forfaitaire ruimte.
Antwoorden op vragen aan Belastingdienst
Op vragen of een Sinterklaasfeest onbelast kan worden vergoed, antwoord de Belastingdienst: Verstrekkingen en vergoedingen die u familieleden van de werknemer geeft, zijn in het algemeen loon van de werknemer. Maar bij een Sinterklaasfeest hangt het af van de situatie of u dit onbelast kunt verstrekken. Er zijn 2 mogelijkheden:
- U organiseert het feest op de werkplek¹, bijvoorbeeld in de kantine. Het feest is een niet ongebruikelijke voorziening op de werkplek. Hiervoor geldt een nihilwaardering. Als u de kinderen of werknemers een cadeautje meegeeft voor thuis, is dat loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
- U organiseert het feest extern. De waarde van het feest en van eventuele cadeaus is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.' (Bron: Belastingdienst / 2011).
¹ De minister van Financiën heeft toegezegd de goedkeuring over personeelsfeesten op de eigen werkplek uit te breiden tot concernsituaties (Bron: Brief Staatssecretaris van Financiën, 12 november 2014).
WKR / Minister Wiebes: antwoord op vragen van leden Tweede Kamer, oktober 2014
De werkgever kan – binnen de grenzen van de vrije ruimte – ook onder de werkkostenregeling nog onbelast een bedrijfsuitje voor de werknemers organiseren. Daarbij gelden geen voorwaarden zoals die onder het “oude” regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen wel golden. Het introduceren van een specifieke regeling voor bijvoorbeeld bedrijfsuitjes noodzaakt tot nadere regelgeving, extra vastleggingen en is geen vereenvoudiging maar feitelijk een stap terug. Indien de “oude” regeling voor bedrijfsfestiviteiten in de vorm van een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling zou worden opgenomen, leidt dat tot een budgettaire derving van circa 370 miljoen euro. Als de dekking gevonden zou worden in een verlaging van de vrije ruimte, bedraagt die verlaging 0,37%-punt.
Staatssecretaris beantwoordt vragen over WKR
Op 5 december 2014 heeft staatssecretaris Wiebes van Financiën de memorie van antwoord inzake het wetsvoorstel Belastingplan 2015 naar de Eerste Kamer gestuurd. Over 'Reis- en verblijfkosten bedrijfsuitje' zegt hij het volgende: 'In de situatie dat een bedrijfsuitje in het kader van de dienstbetrekking plaatsvindt, is voor de reis- en verblijfkosten de gerichte vrijstelling voor reiskosten respectievelijk die voor verblijfkosten van toepassing.
Voor zover de activiteiten op en rond het uitje in overwegende mate een consumptief karakter dragen is sprake van een personeelsfestiviteit. De kosten die hiermee samenhangen kunnen als eindheffingsbestanddeel aangewezen worden. Een dergelijk uitje kan fiscaal gesplitst worden in een deel dat betrekking heeft op reis- en verblijfkosten die geacht wordt plaats te vinden in het kader van een dienstbetrekking en een deel dat geacht wordt betrekking te hebben op een festiviteit. De omstandigheden van het geval zijn bepalend of een dergelijke “knip” aangebracht kan worden. De invulling van het programma en de tijdsbesteding zijn daarbij richtinggevend.'
Meer ruimte voor bedrijfsfeest
De Belastingdienst is van mening dat bij bedrijfsuitjes en personeelsfeesten die de werkgever op een externe locatie organiseert in het kader van de dienstbetrekking de gerichte vrijstellingen voor maaltijden en reis- en tijdelijke verblijfskosten van toepassing zijn. Dit betekent dat de reiskosten van en naar het bedrijfsuitje of het personeelsfeest, de kosten van de maaltijden, de hapjes en de drankjes en de overnachtingen niet in mindering komen op de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom. Voor veel werkgevers betekent dit een verruiming van hun werkkostenbudget.
N.B. Deze mededeling blijkt onjuist te zijn, de Belastingdienst bedoelde kennelijk met "in het kader van de diensdtbetrekking", dat de bijeenkomst puur zakelijk zou zijn, maar dat is een bedrijfsfeest of bedrijfsuitje natuurlijk niet. Ons advies is om wanneer het niet de schijn van een feest wil hebben, om vooral het zakelijke karakter te benadrukken. Een bedrijfsuitje kan ook teambuilding zijn, waarbij het zakelijke karakter ook in de uitnodiging overheerst.
Teambuilding verbetert het functioneren van het team op een speelse en actieve manier en versterkt de band tussen collega’s . . . . en dan is het wel zakelijk en geen loon cq onbelast.
Positief standpunt Belastingdienst
Op de vraag wat de gevolgen zijn indien een studiedag (die sowieso onbelast is inclusief de reis- en maaltijdkosten) gevolgd wordt door een feest waarop ook artiesten optreden, antwoordde de Belastingdienst weinig verrassend dat de artiest loon vormt. Wel verrassend was de opmerking vervolgens dat de reis- en verblijfkosten (dus ook de hapjes en drankjes) rondom en tijdens het feest wel onbelast blijven. Dit omdat het feest in het kader van de dienstbetrekking zou plaatsvinden en dus de reis- en verblijfkosten gericht zijn vrijgesteld.
Dit standpunt van de Belastingdienst lijkt niet helemaal in lijn met eerdere uitlatingen en de toelichtingen op wet- en regelgeving. Het biedt werkgevers in bepaalde gevallen echter wel mogelijkheden. Zeker omdat het Ministerie van Financiën later liet weten dat ook bedrijfsuitjes geheel of gedeeltelijk tijdens de werktijd ook belastingvrij kunnen zijn.
Locatie onderscheid bij personeelsfeesten blijft toch bestaan
Het locatie onderscheid bij personeelsfeesten- of uitjes blijft onder de werkkostenregeling (
WKR) bestaan. Dit blijkt uit recent gepubliceerde aanvullende vragen en antwoorden naar aanleiding van een
Webinar. Maaltijden en consumpties in het kader van een extern gehouden personeelsfeest met een consumptief karakter, zijn volgens de Belastingdienst (toch weer) niet vrijgesteld. De werkgever kan deze kosten wel in het forfait onderbrengen.
De Belastingdienst bood voor de verwarring haar excuses aan.
Toch een fiscaalvriendelijk feestje of tripje voor het personeel?
Een personeelsfeest of bedrijfsuitje kan de sfeer tussen de collega's ten goede komen.
Werkkostenregeling
In de werkkostenregeling zijn personeelsfeesten belastbaar loon voor de werknemer. De werkgever kan deze vergoeding ook onderbrengen in het forfait. Kosten die zijn gemaakt voor externe deelnemers mogen buiten beschouwing worden gelaten. De partner van de werknemer is geen externe deelnemer. In het Handboek Loonheffing 2015 (artikel 20.2.3, pagina 231) wordt de situatie beschreven als een personeelsfeest ook een zakelijke kant heeft. U zou dan de kosten eventueel kunnen splitsen.
Enkele alinea's uit voorgaande richtlijnen
Splitsen in een zakelijk en een niet-zakelijk deel kan als aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan:
- de reis had ook zonder collectieve personeelsvoorziening naar die bestemming plaatsgevonden;
- de reis wordt gemaakt in het kader van een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
- splitsen kan niet als het zakelijke karakter ondergeschikt is.
Wanneer een personeelsfeest in concernverband wordt gevierd, mag u de werkkostenregeling voor het concern toepassen. Ook de vrije ruimte geldt dan voor het hele concern.
Voor personeelsactiviteiten waarbij het zakelijke karakter overheerst - denk aan een seminar, de jaarlijkse kick-off, de festiviteit van bijkomstig belang is en de afsluiting van het seminar met een hapje en een drankje - is het niet nodig de verschillende kosten te splitsen. Het geheel kan men onder de noemer tijdelijke verblijfskosten als gerichte vrijstelling brengen. Dit gaat dan niet ten koste van de forfaitaire ruimte. Overigens bij een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, hoeft u de totale kosten niet te splitsen in zakelijke en consumptieve kosten. Alle kosten en consumpties zijn dan onbelast.
Het kan dus qua kosten verstandig zijn om het zakelijke karakter van de bijeenkomst te laten overheersen en dat zeker in de uitnodiging nadrukkelijk te vermelden. In de praktijk is al gebleken dat met name het onderwerp 'personeelsactiviteiten' nog wel eens grijs en dus niet op voorhand meteen duidelijk is; want wat bijvoorbeeld met teambuildingsuitje? Of een activiteit waarbij het trainen van bepaalde vaardigheden centraal staat? Daarnaast zullen bepaalde activiteiten wellicht gesplitst moeten worden in een zakelijk en niet-zakelijk (en dus wel te belasten) deel.
Naslag
Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.
Kerstborrels en andere personeelsfeestjes gevaarlijk?
Veel bedrijven organiseren een paar keer per jaar een besloten feestje. De kerstborrel bijvoorbeeld, of een zomerdisco. De veiligheid op die feestjes is vaak dramatisch slecht geregeld. Als er een ongeluk gebeurt, moet de werkgever flink in de buidel tasten.
Gevaren: vluchtwegen bij bezoekers onbekend, elektrische aansluitingen en wat te doen bij ongeluk? (Bron en meer: Business Insider,
16 dec. 2017)
