Vrije ruimte

Inhoud

1. Begrip en vaststelling vrije ruimte, werkkostenforfait
2. Meten met twee maten
3. Van 1,6 naar 1,2%
4. Wanneer vaststellen vrije ruimte
5. DGA
6. Fiscus akkoord met werkkostenvergoeding AWVN
7. Goedkeuringen bonussen in de vrije ruimte
8. Kosten uit 2014 kunnen in vrije ruimte van 2015
9. Voorlopige stand van zaken bestedingen binnen vrije ruimte
10. Antimisbruikbepaling
11. Oud-medewerkers tellen mee voor vrije ruimte
12. Naslag
13. Rekenvoorbeeld
14. Is dit wat de wetgever bedoelde?
15. Werkkostenregeling: bonussen in vrije ruimte niet toegestaan
16. Wanneer afrekening WKR?
17. Vrije ruimte werkkostenregeling naar 1,3 procent?
18. Verruiming WKR: tot 2000 euro hogere onbelaste vergoedingen
19. Details onbelaste Arbo-vergoedingen
20. Mogen (bonus)aandelen als eindheffingsbestanddeel WKR worden aangewezen?
21. WKR vrije ruimte tijdelijk voor het jaar 2020 van 1,7 naar 3%
22. Zorgbonus, regeling, verwerking en aanvraag
23. Vrije ruimte in 2021
24. Meer informatie
25. Eenmalige netto vergoeding voor Wajonger via Werkkostenregeling
26. Vrije ruimte 2020: 3% van de loonsom tot € 400.000
27. Vrije ruimte ook in 2021 hoger
28. Eigen bijdrage bij noodzakelijke voorzieningen toegestaan
29. Belastingdienst publiceert nieuwe voorbeelden voor mogelijke vrijstellingen voor thuiswerken
30. De vrije ruimte gaat na 2 jaar met aanpassingen van 3% terug naar 1,7%
31. Rentevoordeel lening
32. Vergoeding uit de vrije ruimte WKR aan werknemers met uitkering
33. Warmtebonus moet werknemer helpen huis te verduurzamen
34. Vrije ruimte in 2023 en 2024
35. Vrije ruimte 2025

---

Begrip en vaststelling vrije ruimte, werkkostenforfait

Onder de werkkostenregeling mag u maximaal 1,2% (vanaf 2015) van het totale fiscale loon, de 'vrije ruimte' ook wel werkkostenforfait of forfait genoemd, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. De werkgever moet deze dan wel aanwijzen als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in de administratie op te nemen als eindheffingsloon).

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, wordt geen loonbelasting betaald. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. De werkgever hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw te betalen of bijdrage Zvw in te houden.

NB: Bij de berekening van de vrije ruimte mag de werkgever ook loon uit vroegere dienst betrekking meenemen als dat loon minder dan 10% van het totale fiscale loon uitmaakt.

In veel publicaties wordt de vrije ruimte van de Werkkostenregeling, populair de WKR genoemd. De Werkkostenregeling is echter de totale fiscale regeling m.b.t. kosten, vergoedingen en beloningen die te maken hebben met de arbeidsrelatie. Vandaar dat wij nadrukkelijk over de vrije ruimte spreken, wanneer het gaat om de percentages van de totale loonsom die een werkgever mag besteden aan belastingvrije vergoedingen, die niet specifiek als zodanig worden genoemd. De vrije ruimte die een werkgever (onverplicht) aan vergoedingen besteed zijn dus wel degelijk kosten, waarover de werkgever geen lasten verschuldigd is.
 

Meten met twee maten

De vrije ruimte is de afgelopen jaren enkele keren aangepast

• De vrije ruimte (forfait) van de werkkostenregeling (WKR) was in 2011 en 2012 nog 1,4% van het totale fiscale loon van alle werknemers.
• In het regeerakkoord van 29 oktober 2012 werd besloten dat de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) vanaf 2013 1,5% zou bedragen. Dat werd uiteindelijk toch weer 1,4%.
• En toen sloeg de vlam in de pan, vanaf 2015 bedroeg de vrije ruimte 1,2%. Dit gezien de volgende 'offers' van de overheid:
  • Er mag flexibeler worden omgegaan met vergoedingen en verstrekkingen die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie (het zogenaamde noodzakelijkheidsprincipe).
  • Met 'Producten eigen bedrijf' mag meer flexibel worden omgegaan.
  • Verschillende bedrijven van hetzelfde concern krijgen één totaal budget. Daarom kan er flexibeler om worden gegaan met vergoedingen die bijvoorbeeld deels voor het ene, en deels voor het andere bedrijf bestemd zijn. De enige voorwaarde is dat de moedermaatschappij vrijwel volledig eigenaar is van de betrokken bedrijven (meer dan 95% belang).

Maar de overheid nam ook maatregelen ten ongunste van organisaties en hun werknemers:

• Premie bestuurdersaansprakelijkheid en Verklaring omtrent gedrag (VOG) belast (2015). 
• Het stellen van extra eisen aan het noodzakelijkheidscriterium (2015)
• Het belasten van internet thuis (2015?)
• Het afschaffen van het rentevoordeel van de personeelslening voor hypotheken en woningverbetering (2016)
• Voor outplacement geldt alleen een gerichte vrijstelling als tegelijkertijd aan de werknemer loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (bijv. niet opgenomen vakantiedagen) wordt uitgekeerd (2016).

Merkwaardig genoeg leidden voornoemde verslechterende maatregelen niet tot het in procenten verhogen van de vrije ruimte. Dit kan men een voorbeeld van 'meten met twee maten' noemen.

Van 1,6% naar 1,2%

Tot en met 2012 hield de werkgever de bijdrage Ziektekostenverzekering (Zvw) in en vergoedde hem aan de werknemer, die er vervolgens loonbelasting/premie volksverzekeringen over betaalde.
Vanaf 2013 is dit veranderd, als gevolg van de invoering van de Wet Uniformering Loonbegrip. De werkgever houdt dan geen bijdrage Zvw meer in op het loon. De werknemer ontvangt vervolgens geen vergoeding meer, waardoor het brutoloon lager uitvalt.

Vanwege dat het feit dat het totale bruto loon dus ook aanmerkelijk minder zou gaan worden werd in principe besloten om de vrije ruimte te verhogen maar 1,6%. In plaats daarvan besloot het kabinet echter vanwege de bezuinigingswoede, om de vrije ruimte te verlagen van 1,5% naar 1,4% en vervolgens vanwege “het beperkt noodzakelijkheidscriterium” van 1,4% naar 1,2%, waarbij de vraag zich aandient welke werkgevers en werknemers nu het voordeel hebben van het onbelast beschikbaar stellen van communicatiemiddelen. Je hebt dergelijke middelen immers nodig (en dan is het sowieso onbelast) of je hebt het nauwelijks of niet nodig en dan wordt het niet eens beschikbaar gesteld. In bepaalde branches bijvoorbeeld de Zorgsector zou je liever een fiets onbelast willen vergoeden.

Wanneer vaststellen vrije ruimte

De werkgever is vrij om te bepalen wat de omvang van de vrije ruimte in zijn onderneming is. Hiervoor geeft de Belastingdienst drie methoden:

1. de werkgever schat de vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetst dat gedurende het lopende jaar en herrekent na afloop van het jaar;
2. de werkgever schat de vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetst dat per aangiftetijdvak van het lopende jaar en herrekent na afloop van het jaar;
3. de werkgever berekent de vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en toetst dat per aangiftetijdvak van het lopende jaar. NB: Bij methode 3 is geen herrekening mogelijk.

DGA

In theorie is het mogelijk de hele vrije ruimte voor een directeur-grootaandeelhouder (DGA), die op de loonlijst van een werkmaatschappij staat, voor hem benutten.
Een voorwaarde hierbij is dat de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever voor de DGA als eindheffingsloon onderbrengt in de vrije ruimte, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is (zie ook: Gebruikelijkheidstoets).
Vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt, hebben geen gevolgen voor de gebruikelijk loonregeling. Met andere woorden, ze tellen niet mee bij het loon dat de werkgever moet toetsen aan het gebruikelijk loon.

Bij een aantal vormen van loon kan de werkgever niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

1. een auto van de zaak (behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen);
2. een dienstwoning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning);
3. boetes;
4. vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten.

Fiscus akkoord met werkkostenvergoeding AWVN

Werkgeversvereniging AWVN heeft voor een van haar leden een goedkeuring ontvangen van de Belastingdienst voor de toekenning van een algemene werkkostenvergoeding. In de voorgelegde situatie kunnen werknemers afzien van een deel van de eindejaarsuitkering in ruil voor een netto vergoeding.
Onder de werkkostenregeling is het mogelijk om een deel van het bruto loon van de werknemer uit te ruilen voor een netto vergoeding. Indien sprake is van een vergoeding die ten laste van de forfaitaire vrije ruimte komt (1,5% van de fiscale loonsom) zal beoordeeld moeten worden of een dergelijke vergoeding niet ongebruikelijk is.

‘De Belastingdienst acht in ieder geval een algemene vergoeding die binnen de vrije ruimte blijft en aan alle werknemers wordt toegekend op voorhand niet ongebruikelijk. De goedkeuring biedt ruimte aan werkgevers die een onbenut deel van de vrije ruimte willen gebruiken om fiscaal vriendelijk te belonen. Het bedrag kan zowel een nominaal bedrag zijn als een percentage van het loon van de werknemer. Uiteraard dient de uitruil als zodanig wel realiteitswaarde te hebben en te voldoen aan de overige fiscale voorwaarden. Het grote voordeel van een algemene vergoeding in deze vorm is dat de cafetariaregeling belangrijk kan worden vereenvoudigd. Zo is het niet langer noodzakelijk om een waslijst aan forfaitposten (fiets, fitness, internet thuis en dergelijke) als bestedingsdoelen op te nemen. De werkgever hoeft niet te controleren of de netto vergoeding ook aan het opgegeven doel is uitgegeven en de werknemer is volledig vrij is zijn besteding.

Goedkeuringen bonussen in de vrije ruimte

BDO heeft wederom een goedkeuring ontvangen (2014) van de Belastingdienst waarin de werkgever werd toegestaan de bonussen variërend tussen de € 50 en € 250 per werknemer onder te brengen in de vrije ruimte. Ook nu stelt de Belastingdienst (Amersfoort in dit geval) dat de bonussen maximaal € 2.400 op jaarbasis mogen bedragen.

Kosten uit 2014 kunnen in vrije ruimte van 2015

Als een onderneming nu een declaratie binnen krijgt van kosten die de werknemer in 2014 heeft gemaakt, dan kunnen die kosten in de vrije ruimte van 2015 worden ondergebracht. Voor de loonbelasting – en dus ook de werkkostenregeling – geldt namelijk het zogenoemde kasstelsel.

Het kasstelsel houdt in dat kosten worden beoordeeld aan de hand van de wetgeving die van toepassing is op het moment dat de kosten vorderbaar en inbaar zijn. Bij een declaratie is dat pas op het moment van declareren, niet op het moment waarop de kosten door de werknemer zijn gemaakt.

Voorlopige stand van zaken bestedingen binnen vrije ruimte

Directeur van WishWish: "De meeste ondernemers die op de hoogte zijn van de regeling, proberen binnen de vrije ruimte te blijven. Zij schrappen fors in de extraatjes. Zo vervallen veel extra's die juist bedoeld zijn om medewerkers te stimuleren of gezond te houden. Van de onderzochte extra's wordt met name bespaard op het fietsplan (-33%), verjaardagscadeaus (-18%) en een jubileumattentie (-13%). Ook op kerstgeschenken wordt in 2015 bezuinigd (-8%). Dit blijven werkgevers, net als in 2014, wel het belangrijkste extraatje vinden (78%)."

Hij vervolgt: "Omdat werkgevers het kerstgeschenk zo belangrijk vinden is het zaak om nu al rekening met deze uitgave te houden. Dat voorkomt dat je straks voor een vervelende keuze komt te staan: accepteer ik een 80% eindheffing of stel ik mijn personeel teleur.”

Antimisbruikbepaling

Onder de werkkostenregeling kan het niet alleen interessant zijn om bepaalde loonbestanddelen onder te brengen in de (belasting)vrije ruimte van 1,2% van de loonsom. Ook kan het financieel voordeel opleveren om de loonbestanddelen te belasten met de eindheffing van 80%. Daarom bevat de werkkostenregeling een antimisbruikbepaling.

Staatssecretaris Wiebes is van mening dat de antimisbruikbepaling niet goed werkt. Hij wil deze bepaling daarom per 1 januari 2016 verscherpen. Vanaf dan zouden alleen nog vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte mogen worden ondergebracht of met eindheffing worden belast: ‘Voor zover de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate groter is dan de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen die in voor het overige overeenkomstige omstandigheden in de regel worden aangewezen.’ Met deze omschrijving wil de staatssecretaris voorkomen dat gewoon loon lager (of niet) wordt belast. En voorkomen dat dit ook gebeurt met extreem hoge vergoedingen of verstrekkingen. (Bron: BDO, 21 okt. 2015)

Oud-medewerkers tellen mee voor vrije ruimte

Oud-werknemers kunnen van invloed zijn op de toepassing van de werkkostenregeling. Dit geldt bijvoorbeeld voor een ontslagvergoeding, kerstpakket, korting voor producten van het bedrijf en een eventuele VUT- of pensioenuitkering.

Als voorwaarde om deze bedragen in de vrije ruimte te plaatsen, geldt dat het totaal van deze bedragen lager is dan 10% van de totale fiscale loonsom. (Bron: HLB Accountants en Belastingadviseurs, 16 dec. 2015)

Naslag

Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.

Is dit wat de wetgever bedoelde?

Twee bedrijven:

1. Schoonmakers bedrijf, 90 werknemers, gemiddeld inkomen € 25.000, loonsom € 2.250.000, vrije ruimte is (2250000 x 1,2% =) € 27.000. De helft, 45 werknemers, wil een fiets voor het woon-werkverkeer, kosten fiets p.p. € 1.000. De werkgever wil niet boven de vrije ruimte uitkomen. Gevolg: helaas, er moet dus geloot worden want met 27 fietsen blijft de werkgever nog net binnen de vrije ruimte.
2. ICT bedrijf, 90 werknemers, gemiddeld inkomen € 70.000, loonsom € 6.300.000, vrije ruimte is (6300000 x 1,2% =) € 75.600. De helft, 45 werknemers, wil een fiets voor het woon-werkverkeer, kosten fiets p.p. € 1.000. Gevolg: de 45 werknemers krijgen allen een fiets. Tot aan de vrije ruimte blijft er p.p. zelfs nog ((75600-45000):90 =) € 340 ruimte over voor een kerstpakket en nog meer leuks.

Werkkostenregeling: bonussen in vrije ruimte niet toegestaan

Op 25 januari 2018 heeft het Gerechtshof Amsterdam uitspraak gedaan in een door Meijburg & Co gevoerde procedure over de vraag of de toekenning van (bonus)aandelen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling mag worden ondergebracht. Het Hof oordeelde dat in het licht van de werkkostenregeling de toekenning van bonusaandelen aan een selecte groep van werknemersrs naar algemene maatschappelijke opvatting ongebruikelijk is.

De Hoge Raad zal het uiteindelijke oordeel moeten vellen.

Redactie: Een belangrijk argument voor het Hof was de gebruikelijkheidstoets, waarbij de waarde van de vergoeding in de vrije ruimte niet meer mag zijn dan € 2.400,00. Een toets die kennelijk niet aan de orde kwam is dat 3/4 van de populatie in principe aan de regeling mee moet kunnen doen. Omdat slechts een selecte groep zich kwalificeerde, gaat ook hierin de verstrekking mank.

Wanneer afrekening WKR?

Als in het afgelopen jaar de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) is overschreden, dan is de werkgever een eindheffing verschuldigd van 80% over deze overschrijding in euro's.

De eindheffing moet worden aangeven gelijk met de eerste aangifte loonheffingen van het nieuwe jaar. Oftewel uiterlijk eind februari indienen en betalen. (Bron: HR-kiosk)

Vrije ruimte werkkostenregeling naar 1,3 procent?

Hoeveel kost een verhoging van 0,1%-punt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling? Deze vraag beantwoordt staatssecretaris Snel van Financiën naar aanleiding van de brief Fiscale beleidsagenda. Hoe staat het kabinet tegenover een verhoging van de vrije ruimte? Wat blijkt uit de evaluatie van de werkkostenregeling?

Een verhoging van de vrije ruimte met 0,1 procentpunt leidt naar schatting tot een budgettaire derving van € 92 miljoen in 2019. Deze inschatting is gebaseerd op de totale loonsom en de ontvangsten aan eindheffing. Dit is geen vaste sleutel: bij grotere wijzigingen van de hoogte van de vrije ruimte, moet een nieuwe berekening gemaakt worden.

Redactie: Het kabinet vindt dat een verruiming niet nodig is en baseert dat op een oneigenlijke conclusie.
Op basis van het beperkte aantal organisaties dat eindheffing moet betalen voldoet de vrije ruimte van 1,2% in combinatie met de gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen. Er wordt dus geen extra budget vrijgemaakt voor de werkkostenregeling. Een belachelijke stelling!

Lees meer in de Beantwoording Kamervragen over Fiscale beleidsagenda d.d. 9 mei 2018

Verruiming WKR: tot 2000 euro hogere onbelaste vergoedingen

Werkgevers kunnen vanaf € 2020 tot € 2000 hogere onbelaste vergoedingen geven aan hun werknemers. De werkkostenregeling, waarmee werkgevers bijvoorbeeld een kerstpakket of een bedrijfsuitje kunnen geven, wordt verruimd. Dit wordt gedaan op zo’n manier dat kleine werkgevers relatief het meeste voordeel hebben*.

Het percentage vrije ruimte van 1,2% van de totale fiscale loonsom wordt verhoogd naar 1,7% voor de eerste 400.000 euro van het totale fiscale loon. Dit betekent bij een loonsom van 400.000 euro dat werkgevers in de nieuwe situatie 6800 euro onbelast beschikbaar kunnen stellen in plaats van 4800 euro nu. Voor het bedrag boven 400.000 euro blijft het percentage van 1,2% gelden. Met name midden-en kleinbedrijven (MKB) hebben hier voordeel van.

Daarnaast wordt de vergoeding die de werkgever aan de werknemer geeft voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) voortaan toegevoegd aan de lijst vrijstellingen.

De verruiming is een uitwerking van de 100 miljoen euro die door het kabinet augustus 2018 beschikbaar is gesteld voor lagere lasten op arbeid voor het MKB. De verruiming is in nauw overleg met vertegenwoordigers van het MKB vormgegeven. Het is de bedoeling dat de verruiming gaat gelden vanaf 1 januari 2020. (Bronnen: Rijksoverheid, TaxLife en SalarisNet, 1 feb. 2019)

Redactie: Het is verwarrend dat de Rijksoverheid in haar bericht in de kop spreekt over 'kleine werkgevers', d.w.z. organisaties met minder dan 15 werknemers. In de uitwerking blijken alle werkgevers, ongeacht het aantal werknemers, voor de verruiming in aanmerking te komen, zij het dat kleine werkgevers in verhouding er het meeste baat bij hebben.
Maar de onrechtvaardigheid voor lage lonen (grote of kleine) werkgevers blijft gewoon vanaf de introductie van de WKR bestaan. Immers 1,2% van de totale loonsom is in de Zorg een stuk minder dan in het Bank- en verzekeringswezen.

Details onbelaste Arbo-vergoedingen

Arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld. Hierbij maakt het niet uit of deze worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld, en of de voorzieningen op de werkplek worden gebruikt of niet. In de volgende situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van de vrije ruimte.

Het gaat om de volgende voorzieningen:

• arbovoorzieningen op de werkplek;
• arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring).

De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor de voorzieningen. Voorbeelden zijn:

• een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser;
• een zonnebril voor een chauffeur of piloot;
• speciale isolerende of beschermende kleding;
• een verplichte medische keuring;
• een aanstellingskeuring;
• een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek, een second opinion of een griepprik in het kader van preventie- en verzuimbeleid;
• een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma;
• een EHBO-cursus die in redelijkheid deel uitmaakt van een arboplan.

De volgende voorzieningen zijn gericht vrijgesteld onder de voorwaarde dat deze voorzieningen deel uit maken van een arboplan:

• stoelmassage of reflexzonemassage, op de werkplek en tijdens werktijd;
• cursus stoppen met roken;
• arbovoorzieningen in de werkruimte thuis, die samenhangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.

Bron en meer: Visma/Raet, mei 2019. Zie ook Fiscale aspecten vitaliteitsprogramma.

Mogen (bonus)aandelen als eindheffingsbestanddeel WKR worden aangewezen?

De Hoge Raad heeft arrest gewezen in de procedure over de vraag of de toekenning van (bonus)aandelen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling mag worden aangewezen. Hierbij geeft de Hoge Raad ook zijn visie op de € 2.400 vuistregel van de Belastingdienst (juli 2019).

De Hoge Raad aan het woord: "Een redelijke bewijslastverdeling brengt met zich mee dat de inspecteur feiten en omstandigheden dient te stellen die het standpunt kunnen dragen dat niet aan het gebruikelijkheidsvereiste wordt voldaan. De bewijslast dat het aanwijzen van een beloningsvoordeel als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling ongebruikelijk is, komt hiermee bij de inspecteur te liggen." Daarnaast stelt de Hoge Raad dat gelet op de tekst en totstandkomingsgeschiedenis van de bepaling aan deze stelplicht niet worden voldaan door uitsluitend te verwijzen naar de door de Belastingdienst gehanteerde doelmatigheidstoets van € 2.400 per werknemer per jaar. De doelmatigheidstoets van de Belastingdienst strandt hiermee.

WKR Vrije ruimte voor het jaar 2000 verhoogd naar 3%

De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt eenmalig verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste € 400.000 van de loonsom. De Tweede Kamer had daarom gevraagd om de werknemers in deze moeilijke coronatijd extra tegemoet te komen.

NB: De Jong & Laan besteedt op 15 juli 2020 extra aandacht aan het benutten van de werkkostenregeling.

Zorgbonus regeling, verwerking en aanvraag

Minister De Jonge geeft de werknemers in de zorg een bonus van € 1000 euro netto. Op 18 september jongstleden is de inhoud van de regeling voor de zorgbonus gepubliceerd. In dit artikel (van AAG) worden de belangrijkste zaken voor u op een rij gezet.
Alleen zorgwerknemers die direct in contact kwamen met COVID-19 patiënten of die zijdelings hiermee te maken hadden, komen in aanmerking voor deze zorgbonus. Volgens het kabinet kunt u zelf het beste inschatten welke werknemer een bijzondere prestatie heeft geleverd en laat het dus aan u zelf over om werknemers aan te wijzen die in aanmerking komen voor deze bonus.

Welke organisaties kunnen deze bonus aanvragen?

Om deze subsidie aan te kunnen vragen dient uw zorgorganisatie zorg te verlenen volgens de Wet langdurige zorg, de Zorgverzekeringswet, de Wet publieke gezondheid, de Jeugdwet en/of maatschappelijke ondersteuning. Ook aanbieders van ADL (algemene dagelijkse levensverrichtingen) en de stichting SBOH (stichting beroepsopleiding tot huisarts) vallen onder deze regeling. Daarnaast dient uw zorgorganisatie op 1 september 2020 in het handelsregister van de Kamer van Koophandel ingeschreven te staan met een hoofd- of nevenactiviteit met een SBI code (Standaard bedrijfsindeling). Een SBI code bestaat uit 4 of 5 cijfers en geeft aan wat de activiteit van een organisatie is.

Voorwaarden om in aanmerking te komen voor de bonus

Om in aanmerking te komen voor de bonus dient men aan een aantal criteria te voldoen:
De werknemer dient zich tussen 1 maart 2020 en 1 september 2020 te hebben ingezet voor patiënten met COVID-19 of hebben bijgedragen aan de strijd tegen COVID-19
De werknemer, zzp’er of uitzendkracht werkte tussen 1 maart 2020 en 1 september 2020 op basis van een (arbeids-)overeenkomst.
De werknemer verdient niet meer dan 2 keer modaal (€ 73.000) bij een voltijd dienstverband. Bij een zzp’er geldt een uurtarief van € 88,90 en bij een uitzendkracht een uurtarief van € 39,00
Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft op basis van de verschillende criteria een overzicht opgesteld van de beroepen/functies/functiegroepen die aan de hand van bovengenoemde criteria in beginsel wel in aanmerking komen voor de bonus en een overzicht van de beroepen/functies/functiegroepen die niet in aanmerking komen (nee, tenzij) voor een bonus.
De zorg kent zoveel beroepen/functie(s)(groepen), dan wel unieke functienamen dat een volledig dekkend overzicht niet mogelijk is. De overzichten zijn daarom dan ook géén absolute lijsten, maar zijn een generieke handreiking. Op basis van deze overzichten kunt u inschatten of er voor een betreffend beroep/functie(groep) een aanvraag ingediend kan worden.

Hoogte van de bonus

De zorgbonus geldt voor werknemers in loondienst, uitzendkrachten en zzp’ers. De regeling verplicht organisaties om de zorgbonus vóór de uitbetaling van de bonus aan te wijzen als eindheffingsloon, waardoor de bonus ten laste komt van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Hierdoor kan de zorgbonus bij de organisatie mogelijk (deels) als eindheffingsloon tegen 80% belast worden. Het kabinet wil voorkomen dat het onderbrengen van de zorgbonus in de vrije ruimte gevolgen heeft voor de overige vergoedingen en verstrekkingen die zorgorganisaties aan hun werknemers verstrekken. Om deze reden wordt ook de verschuldigde eindheffing veroorzaakt door de zorgbonus vergoed vanuit deze subsidieregeling. Op deze manier heeft de netto bonus géén gevolgen voor inkomensafhankelijke regelingen zoals toeslagen.
Uitbetalingen aan derden kunnen niet ten laste komen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) en vallen derhalve onder het eindheffingstarief van 75%. Hierdoor is het maximale subsidiebedrag voor werknemers en derden niet gelijk aan elkaar. Voor werknemers bedraagt het maximale subsidiebedrag € 1.800 (netto bonus van € 1.000 en € 800 loonheffing) en voor derden bedraagt het maximale subsidiebedrag € 1.750 (netto bonus van € 1.000 en € 750 loonheffing).
Minister De Jonge heeft aangegeven ook in 2021 de zorgmedewerkers een netto bonus te willen geven, maar dan van € 500 netto.

Verwerking van de bonus in de salarisadministratie

Zoals al eerder vermeld, verplicht de regeling organisaties om de zorgbonus vóór de uitbetaling van de bonus aan te wijzen als eindheffingsloon, waardoor de bonus ten laste komt van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.
Organisaties kunnen de vrije ruimte benutten om onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan eigen werknemers toe te kennen. De omvang van de vrije ruimte bedraagt een percentage van de totale fiscale loonsom. Een van de coronamaatregelingen is de tijdelijke verhoging van de vrije ruimte in 2020. Deze bedraagt 3% over de eerste € 400.000 en 1,2% over de resterende fiscale loonsom.
Na het einde van het kalenderjaar waarin de bonus is uitgekeerd, kunt u pas definitief beoordelen of de betaling van de bonussen aan de werknemers volledig binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling valt, of dat er sprake is van een overschrijding. Wanneer er gebruik is gemaakt van de vrije ruimte, moet het onbenutte gedeelte van de verkregen subsidie ter compensatie van de loonheffing worden terugbetaald aan het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Voor de werkkostenregeling maakt het niet uit of u de bonus in 2020 of begin 2021 uit gaat betalen.
Wanneer u de bonus uitbetaalt aan derden (uitzendkracht, zzp’ers) valt deze onder het eindheffingstarief van 75%. Het bedrag aan verschuldigde eindheffing kunt u in de aangifte loonheffingen aangeven in de rubriek voor “publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard”. Ook moet u voor derden een afzonderlijke administratie bijhouden waaruit blijkt aan wie de bonus is uitgekeerd. Deze administratie is vormvrij. De registratie van de naam en het rekeningnummer van de ontvanger is al voldoende. Daarnaast dient u aan derden schriftelijk mee te delen dat over de bonus eindheffing is betaald.
Naast de administratie voor derden moet u ook de administratie van de werkkostenregeling en de aangiftes loonheffingen 10 jaar lang bewaren voor eventuele controles.

Aanvraag van de bonus

De subsidie voor de bonus kunt u van 1 oktober 2020 tot en met 29 oktober 2020 aanvragen via www.dus-i.nl. Na 29 oktober 2020 wordt het aanvraagformulier gesloten en kunt u geen aanvraag meer indienen via de portal. Na de indiening van de aanvraag zal deze op volledigheid worden gecontroleerd en zal er uiterlijk binnen 13 weken na indiening een beschikking worden afgegeven over de hoogte van het subsidiebedrag.
Bij de aanvraag dienen de volgende gegevens aangeleverd te worden:

• het aantal werknemers dat werkzaamheden heeft verricht tijdens de COVID-19-uitbraak;
• het aantal werknemers waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen werknemers en derden;
• KvK-nummer;
• een volmacht voor het geval dat door een ander dan een tekenbevoegde bestuurder subsidie wordt aangevraagd;
• een bankafschrift op naam van de organisatie.

Verantwoording en controle achteraf

Na uitbetaling van de bonus en ontvangst van de subsidie wordt om een verantwoording gevraagd, zodat gecontroleerd kan worden of aan de voorwaarden van de subsidieregeling is voldaan. Deze verantwoording dient uiterlijk 22 weken na afloop van het kalenderjaar te worden opgesteld. Vindt de uitbetaling nog plaats in 2020, dan zal de verantwoording moeten plaatsvinden in 2021. Wordt het bedrag uitgekeerd in 2021, dan zal de verantwoording moeten plaatsvinden in 2022. De wijze van controle is afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag dat is toegekend.

Subsidievaststelling tot € 25.000
U kunt aantonen dat de bonus is uitbetaald en dat is voldaan aan de verplichtingen. De controle vindt plaats door middel van steekproeven.

Subsidievaststelling van € 25.000 tot € 125.000
U dient een aanvraag in (d.m.v. een formulier) voor de vaststelling van de subsidie binnen 22 weken na afloop van het kalenderjaar waarin de bonus is uitbetaald. U toont met deze verklaring aan wat de werkelijke kosten zijn en dat de activiteiten zijn verricht en voldaan is aan de verplichtingen.

Subsidievaststelling vanaf € 125.000
U dient een aanvraag in (d.m.v. een formulier) voor de vaststelling van de subsidie binnen 22 weken na afloop van het kalenderjaar waarin de bonus is uitbetaald. U toont met deze verklaring aan wat de werkelijke kosten zijn en dat de activiteiten zijn verricht en voldaan is aan de verplichtingen.
Daarnaast legt u rekening en verantwoording af aan de hand van een bijlage bij de jaarrekening met een verklaring en het verslag van feitelijke bevindingen van een accountant. Eind 2020 zal op dus-i.nl een accountantsprotocol worden gepubliceerd.

Vrije ruimte in 2021

De vrije ruimte voor het fiscale loon tot en met € 400.000 gaat in 2021 terug naar 1,7%. In 2020 was dit percentage tijdelijk 3% in verband met de coronamaatregelen. De vrije ruimte is onderdeel van de werkkostenregeling (WKR).

Het percentage van de vrije ruimte boven de € 400.000 van het fiscale loon wordt in 2021 verlaagd van 1,2% naar 1,18%.

Meer informatie

Voor meer informatie verwijzen we u naar onderstaande websites:

Vragen en antwoorden over de bonus zorgprofessionals COVID-19

Overzicht van beroepen / functies die WEL in aanmerking komen en welke beroepen/ Functies NIET in aanmerking komen

Handreiking waarin de voorwaarden en verdere informatie over de zorgbonus is opgenomen

Aanvraag van de zorgbonus

Publicatie regeling in Staatscourant

Eenmalige netto vergoeding voor Wajonger via Werkkostenregeling

Via de WKR kunt u een vergoeding aan uw werknemer geven zonder daarover loonbelasting te betalen. U mag een percentage van het fiscale loon besteden aan dit soort vergoedingen. Dat heet de vrije ruimte. Als het bedrag binnen de vrije ruimte valt betaalt u dus geen loonbelasting. De vergoeding wordt dan ook niet verrekend met de uitkering van uw werknemer.

U doet dit door de vergoeding niet als loon van de werknemer vast te leggen in uw administratie, maar als eindheffingsloon. De keuze tussen eindheffingsloon en het loon van de werknemer kunt u maken tot het moment dat u de vergoeding betaalt. Deze keuze is definitief. U kunt een vergoeding niet achteraf alsnog aanwijzen als eindheffingsloon. Op Rijksoverheid.nl vindt u meer informatie en de voorwaarden van de WKR. (Bron: UWV, 1 dec. 2020)

Vrije ruimte 2020: 3% van de loonsom tot € 400.000

Vanwege de coronacrisis bedraagt de vrije ruimte dit jaar 3% van de loonsom van uw bedrijf tot € 400.000. Over het meerdere van de loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,2%. Geeft u meer uit aan vergoedingen en verstrekkingen? Dan betaalt u als werkgever 80% belasting over het meerdere in de vorm van een eindheffing. (Bron: De Jong & Laan, 14 dec. 2020)

Vrije ruimte in 2021 verder aangepast

Het kabinet heeft besloten een aantal fiscale coronamaatregelen te verlengen. Dit staat in de Kamerbrief ‘Uitbreiding economisch steun- en herstelpakket’ die op 21 januari 2021 aan de Tweede en Eerste Kamer is verzonden. Een van de maatregelen is het verlengen van de vrije ruimte: voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever wordt de vrije ruimte ook in 2021 tijdelijk verhoogd van 1,7% naar 3%. (Bron: Zeker fiscaal, 21 jan. 2021)

Eigen bijdrage bij noodzakelijke voorzieningen toegestaan

Voor de dienstbetrekking noodzakelijke voorzieningen, zoals gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, zijn onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld. Deze komen dus niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De vergoeding van noodzakelijk internet valt in deze categorie. De werkgever kan deze zaken vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.

Voorwaarde is dat het om een noodzakelijke voorziening gaat. Daarvan is sprake bij een voorziening die in redelijkheid noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De kosten van de voorziening zijn voor de werkgever. Immers, de voorziening is nodig voor het werk. Noodzakelijke voorzieningen kunnen geen onderdeel zijn van een zogenoemde cafetariaregeling. (Bron: AWVN, 5 mrt. 2021)

Belastingdienst publiceert nieuwe voorbeelden voor mogelijke vrijstellingen voor thuiswerken

De voorbeelden betreffen een vergoeding voor de inrichting van de thuiswerkplek, een vaste thuiswerkvergoeding en de kosten van een internet- en telefoonabonnement. (Bron: Zeker Fiscaal, 10 mrt. 2021)

De vrije ruimte gaat na 2 jaar met aanpassingen van 3% terug naar 1,7%

Het kabinet kondigde eind januari 2021 een verruiming aan van de vrije ruimte vanwege de coronapandemie. Hierin werd de vrije ruimte van de WKR net als in 2020, tijdelijk 3% in plaats van de 1,7% over de eerste €400.000 van de loonsom. In 2022 wordt dit weer teruggebracht naar 1.7%, omdat er voor dit nieuwe jaar geen aanpassingen zijn voorgesteld. Wel komt er een gerichte thuiswerkvergoeding. 

Werkgevers kunnen vanaf 1 januari een onbelaste thuiswerkvergoeding bieden van maximaal 2 euro per dag. Deze vergoeding is bedoeld om kosten te compenseren die worden gemaakt tijdens het thuiswerken. Denk hierbij aan: water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.

Kan de werkgever de vrije ruimte gebruiken voor het rentevoordeel dat de werknemer heeft bij een renteloze lening van de werkgever of voor een (gedeeltelijke) kwijtschelding van de lening?     

De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt voor 2023 extra verhoogd naar 3,00% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 (2022: 1,7%). Voor het meerdere boven een loonsom van € 400.000 blijft het percentage van 1,18% ongewijzigd.

Rentevoordeel lening

Bij de behandeling van het Belastingplan 2023 is de vraag aan de orde geweest of de werkgever de (verhoogde) vrije ruimte van 2023 kan gebruiken voor het rentevoordeel dat de werknemer heeft bij een renteloze lening van de werkgever. Dat kan.

Kwijtschelding lening

Een aanpalende vraag is of de werkgever voor een (gedeeltelijke) kwijtschelding van de lening ook gebruik kan maken van de (verhoogde) vrije ruimte. Ook dat kan.

Hiervoor gelden de reguliere regels, zie paragrafen 4.2 Loon en 22.2.5 Rentevoordeel personeelslening voor (elektrische) fiets of elektrische scooter in het Handboek Loonheffingen.

Aanwijzen als eindheffingsloon

Het rentevoordeel of de kwijtschelding is loon op het moment dat het voordeel wordt genoten. De werkgever kan dat voordeel (loon in natura) aanwijzen als eindheffingsloon om vervolgens gebruik te kunnen maken van de (verhoogde) vrije ruimte. Dit geldt ook als de lening vóór 2023 is aangegaan.

Moment van kwijtschelding

Het moment van (gedeeltelijke) kwijtschelding is het moment waarop duidelijk is dat de werknemer dat bedrag niet meer hoeft terug te betalen. De lening overeenkomst moet vastliggen in de loonadministratie.

(Overgenomen uit Salaris van morgen)

Logisch toch? (commentaar HR-kiosk)

Er zijn maar twee criteria die een dergelijke transactie zouden kunnen tegenhouden.

1. De gebruikelijkheidstoets; is het gebruikelijk dat de vrije ruimte gebruikt wordt om een onbelaste vergoeding te verstrekken voor de rente van een lening.
2. Een minder steekhoudend argument is of je een beperkt aantal medewerkers mag bevoordelen t.o.v. de rest van de populatie.

Bij punt 1. wordt eerst naar ongebruikelijk gekeken, wanneer het bedrag boven de € 2.300,00 uitgaat en dan nog (als het meer is) moet de Belastingdienst bewijzen dat het ongebruikelijk is.

Bij punt 2. Zou de OR (wanneer de regeling wordt ingevoerd) mogelijk dwars kunnen gaan liggen omdat zij vindt dat de vrije ruimte zoveel mogelijk gelijkelijk moet worden verdeeld.

Vergoeding uit de vrije ruimte WKR aan werknemers met uitkering

Werkgevers kunnen werknemers met een uitkering een eenmalige vergoeding geven voor bijvoorbeeld de gestegen energiekosten. Maak daarbij gebruik van de werkkostenregeling (WKR). UWV verrekent de eenmalige vergoeding dan niet met de uitkering van de werknemer, laat de uitkeringsinstantie weten, (immers de vergoeding is een onbelaste uitkering en geen loon)

Warmtebonus moet werknemer helpen huis te verduurzamen

Vakbond CNV pleit voor een bij cao geregelde ‘warmtebonus’ voor werknemers. Met de eenmalige uitkering van minimaal € 2.000 zouden werknemers hun woning kunnen verduurzamen en zo hun energielasten structureel naar beneden kunnen brengen.

Uit onderzoek van de vakbond onder 2.700 leden blijkt dat een kwart van de respondenten steeds meer moeite heeft om de rekeningen te betalen. 26% van de groep met financiële problemen kampt door de geldzorgen bovendien met gezondheidsklachten, zoals hoofdpijn en buikpijn. Daarnaast heeft de helft van de respondenten met financiële problemen last van stress, presteert 17% minder goed en geeft 9% aan zelfs aan tegen een burn-out aan te zitten vanwege geldstress. Volgens CNV zou een eenmalige verduurzamingsuitkering veel op kunnen leveren voor werknemers én werkgevers.

Warmtebonus zou onbelast moeten zijn

CNV benadrukt dat werkgevers de bonus moeten zien als aanvulling op een loonsverhoging en niet als vervanging. Praktisch gezien kan een werkgever een bedrag toezeggen aan werknemers, waar zij aanspraak op kunnen maken door het nemen van een energiebesparende maatregel en vervolgens de factuur in te dienen bij de werkgever. Hierbij zou het moeten gaan om een simpel systeem zonder extra belastingregels. Werkgevers kunnen werknemers al een onbelaste bonus geven door deze onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, die voor dit jaar tijdelijk verruimd is.

Commentaar redactie: 

Op zich is dit een sympathiek voorstel. Maar daar waar de pijn het sterkst gevoeld wordt, zijn het juist organisaties met relatief veel lage lonen. Het gemiddelde bedrag in de WKR vrije ruimte zal daar per jaar nauwelijks boven de € 500,00 uitkomen. En dat bedrag is ontoereikend. Een werkgever zou dan voor het restant een lening kunnen geven tegen een redelijke marktconforme rente (een renteloze lening voor huisverbetering is een paar jaar geleden afgeschaft).
De lening kan vervolgens ieder jaar via de vrije ruimte worden afgelost.

Het blijven echter ondanks dit belastingvrije deel, toch extra kosten voor de werkgever. Ook als het percentage van de vrije ruimte nogmaals wordt verhoogd.

Vrije ruimte van de werkkostenregeling in 2023 en 2024

De vrije ruimte van de WKR is voor het jaar 2023 3,00% over de eerste € 400.000 en 1,18% van het meerdere van de totale loonsom. Voor 2024 zijn de percentages vastgesteld op respectieveleijk 1,92% en 1,18%.

Vrije ruimte omhoog per 1-1-2025

Een amendement betreft het uitbreiden van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Dit amendement is aangenomen.
De vrije ruimte in de werkkostenregeling bedraagt nu 1,92% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% voor het loon boven € 400.000.
Het amendement stelt voor om per 1 januari 2025 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte te verhogen van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt voorgesteld om per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte te verhogen van 2% naar 2,16%.

In de toelichting bij het amendement staat het volgende:

“Door uitbreiding van de vrije ruimte in de Werkkostenregeling kunnen mkb-werkgevers bijvoorbeeld makkelijker een gezonde lunch, sportabonnement of thuiswerkvergoeding aanbieden. Indiener kiest voor een verhoging in de eerste schijf van de Werkkostenregeling, tot een loonsom van €400.000. Structureel leidt dit tot een voordeel voor werkgevers van ongeveer €960 per jaar, waarvan het voordeel voornamelijk bij het mkb ligt.
 

Ga terug naar rubriek Werkkostenregeling