Inhoudsopgave
- Woord vooraf
- Wat is een thuiswerkovereenkomst?
- Heb ik een thuiswerkovereenkomst nodig?
- Welke informatie staat in een thuiswerkovereenkomst?
- Hoe maak je een thuiswerkovereenkomst
- Wat moet ik doen na het opstellen van een thuiswerkovereenkomst?
- Antwoorden over reiskosten van de Belastingdienst
- Ook in januari onbelaste reiskostenvergoeding
- Onbelastbe reiskosten verlengd tot 1 april
- Thuiswerkers bespied met gluurapparatuur
- Thuiswerker heeft recht om onbereikbaar te zijn
- Beginners op de arbeidsmarkt harder getroffen door thuiswerken
- Kabinet staat aangepaste arbeidsvoorwaarden toe om startups te steunen
- Ben jij een thuiswerkvriendelijke werkgever?
- Norm is twee dagen per week thuiswerken
- 10% salarisverlaging dreigt voor Google-thuiswerkers
- Thuiswerkbeleid: duidelijkheid voor je medewerkers
- Meer luxe op de thuiswerkplek, wie betaalt dat?
Woord vooraf
Thuiswerken wordt helaas soms min of meer gedwongen door omstandigheden, maar kan ook een aanzet geven tot een flexibel beleid, waardoor je als een vooruitstrevende en flexibele werkgever wordt gezien. Maar zonder goede afspraken kan dat ernstige arbeidsrechtelijke en vooral fiscale problemen opleveren. Met een goed geformuleerde Thuiswerkovereenkomst kun je dat voorkomen. Deze bindende aanvulling op de bestaande arbeidsovereenkomst bepaalt wat je personeel van je mag verwachten en wat je van hen verwacht. Met de juiste gegevens is een schriftelijke en ondertekende thuiswerkovereenkomst de beste manier om het thuis uitvoeren van werkzaamheden door je personeel in goede banen te leiden.
Wat is een thuiswerkovereenkomst?
Een thuiswerkovereenkomst is een contract tussen een werkgever en werknemer waarin de voorwaarden voor het werken vanuit huis zijn opgenomen. Een ondertekende thuiswerkovereenkomst kan veel problemen en misverstanden voorkomen. Als er geen schriftelijke thuiswerkovereenkomst bestaat, kan er verwarring ontstaan over veel voorkomende onderwerpen, zoals bereikbaarheid en aansprakelijkheid. Met een thuiswerkovereenkomst weet de werknemer precies wat er van hem tijdens het thuiswerken wordt verwacht en wat de werknemer zelf kan verwachten. Het bepaalt waar de werkgever verantwoordelijk voor is en welke acties worden ondernomen wanneer de werknemer de overeenkomst niet nakomt.
Een thuiswerkovereenkomst wordt ook wel genoemd: telewerkovereenkomst of thuiswerkcontract.
Heb ik een thuiswerkovereenkomst nodig?
Als je personeel hebt dat structureel thuiswerkt, is het slim om meer te hebben dan alleen mondelinge afspraken. Specifieke voorwaarden die mondeling worden afgesproken, kunnen gemakkelijk worden vergeten en daardoor kan de arbeidsrelatie verstoord raken. Mondelinge afspraken zijn ook veel lastiger te bewijzen, waardoor je deze moeilijker voor een rechter kunt afdwingen. Als de thuiswerkovereenkomst op de juiste wijze wordt opgesteld en de bijbehorende formaliteiten in acht worden genomen, kan de overeenkomst werkgevers helpen doordat: de overeengekomen afspraken over thuiswerken tussen jou en je werknemer schriftelijk zijn vastgelegd in de thuiswerkovereenkomst de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van jou en je werknemer vastliggen de overeenkomst juridische ondersteuning biedt bij een arbeidsconflict over thuiswerken. Een thuiswerkovereenkomst kan ook helpen om telefoontjes van medewerkers te beperken met vragen over arbo-regels en aansprakelijkheid. Al met al helpt een thuiswerkovereenkomst om de toon te zetten voor het werken vanuit huis en helpt het jou om je werknemer effectief aan te kunnen sturen, ook al werkt hij vanuit huis.
Welke informatie staat in een thuiswerkovereenkomst?
Een thuisovereenkomst moet elk aspect van de rechten en plichten bij thuiswerken van zowel jou als je personeel bevatten. De volgende onderwerpen over de relatie tussen de werkgever en werknemer zijn meestal in een thuiswerkovereenkomst opgenomen, zie checklist hieronder:
- de gegevens van de werknemer
- de dagen en uren waarop je werknemer vanuit huis mag werken
- wordt de werknemer apparatuur of meubilair beschikbaar gesteld?
- wordt er een belastingvrije vergoeding gegeven voor het zakelijk gebruik van de privéruimte en apparatuur, zoals verwarming, internetkosten?
- wordt er een belastingvrije vergoeding gegeven voor de inrichting van de thuiswerkplek vanuit de vrije ruimte van de WKR? Of wordt het meubilair onbelast beschikbaar gesteld en blijft het eigendom van de werkgever?
- worden er kleine versnaperingen verstrekt die vallen onder de zogenaamde "nihilwaarderingen", zoals koffie en thee.
- vindt er controle plaats op het juist inrichten van de thuiswerkplek?
- welke arbo-technische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard) worden gegeven?
- is aanwezigheid bij vergaderingen of opleidingen op kantoor verplicht?
- aanwijzingen voor het gebruik van internet en beveiliging
- de omgang met vertrouwelijke gegevens, inlogcodes en andere privacy zaken
- hoe moet je werknemer bereikbaar zijn: telefoon, e-mail of chat
- is gebruik van een digitale agenda verplicht?
- Is er controle op het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden?
- de dagen en uren waarop je werknemer thuis werkt
- welke gevolgen worden verbonden aan overtreding van het thuiswerkprotocol?
- onder welke omstandigheden kunnen de afspraken in de overeenkomst worden gewijzigd of ingetrokken?
- eventueel de specifieke werkzaamheden die de werknemer thuis moet uitvoeren
- een eventuele vergoeding voor het zakelijk gebruik van de privéruimte en apparatuur van je medewerker
- het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop
- eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek
- eventuele controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek
- arbo-technische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard)
- eventueel verplichte aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor
- aanwijzingen voor het gebruik van internet
- omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
- eventueel verplicht gebruik van een digitale agenda
- eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
- gevolgen voor je werknemer van overtreding van het thuiswerkprotocol
- omstandigheden waaronder bepaalde afspraken worden ingetrokken of de overeenkomst wijzigt of wordt ontbonden
Hoe maak je als werkgever een thuiswerkovereenkomst?
Dat kan vrij eenvoudig zijn om een thuiswerkovereenkomst te maken. HR-kiosk stelt namelijk een uitgebreid concept beschikbaar, waar de exacte gegevens zoals naam en werktijden etc. ingevuld moeten worden en eventueel niet relevante teksten geschrapt kunnen worden. Het voordeel is ook dat aan alle mogelijke voorwaarden al is gedacht.
Wat moet de werkgever doen na het opstellen van een thuiswerkovereenkomst?
Nadat de thuiswerkovereenkomst is opgesteld, zijn er nog verschillende stappen die je kunt nemen om het document af te ronden o.a. moeten de werkgever en de desbetreffende werknemer het document ondertekenen. Ook geef je een kopie aan je werknemer. Dus een eenvoudige mededeling in de PersoneelsGids volstaat niet. Met online ondertekenen kies je ervoor om je thuiswerkovereenkomst eenvoudig online te ondertekenen en het contract te laten versturen naar je werknemer voor zijn online handtekening. Laat de werknemer zijn thuiswerkplek controleren aan de hand van de
checklist die in de thuiswerkovereenkomst is opgenomen. Bespreek vervolgens de uitkomsten. Vergeet niet dat de werkgever verantwoordelijk blijft voor de naleving van de arbo-regels, ook thuis!
Bestel de thuiswerkovereenkomst voor € 29,--
Lees ook
Antwoorden over reiskosten van de Belastingdienst
De Belastingdienst heeft een aantal vragen over de uitruil van reiskosten beantwoord. Het gaat om vragen die deelnemers hebben gesteld tijdens het webinar ‘Coronavirus fiscale maatregelen en de gevolgen’. Zie deze vragen d.d. 8 dec. 2020)
Ook in januari 2021 onbelaste reiskostenvergoeding
Het kabinet heeft besloten dat werknemers, vanwege de coronacrisis, ook in januari 2021 de vaste reiskostenvergoedingen onbelast mogen doorbetalen.
VNO-NCW en MKB-Nederland zeggen het besluit toe te juichen en noemen het een ‘logische’ verlenging. (Bron:
VNO-NCW,
18 dec. 2020)
Onbelaste reiskosten verlengd tot 1 april
Werkgevers kunnen tot 1 april 2021 de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven uitkeren. De fiscaal onbelaste vrije ruimte wordt ook in 2021 vergroot naar 4 ton. Dat blijkt uit het overzicht van
belastingmaatregelen voor ondernemers, werkgevers en consumenten als onderdeel van het vierde steunpakket van de overheid. (Bron:
OR Net,
22 jan. 2021)
Thuiswerkers bespied met gluurapparatuur
Met zogenaamde monitoringsoftware kan de baas namelijk precies zien of jij staat ingelogd, welke toetsen jij aanslaat, en wat jij verder op je scherm aan het doen bent. En die spiekprogramma’s zijn momenteel razend populair. Uit een enquête van
CNV blijkt dat 14 procent van de leden van die vakbond inmiddels te maken heeft met zulke begluur-apps. (Bron: AD,
19 apr. 2021)
Thuiswerker heeft recht om onbereikbaar te zijn
Wie thuis werkt, moet op gezette tijden ‘onbereikbaar’ kunnen zijn voor het werk. Daarover moeten werkgever en werknemer afspraken maken. Anders lopen werk en privé te veel door elkaar, dreigt de werknemer altijd ‘aan’ te staan voor het werk en ligt een burn-out op de loer. Aldus het wetsvoorstel van PvdA. (Bron: De Volkskrant,
20 mei 2021)
Beginners op de arbeidsmarkt harder getroffen door thuiswerken
Jonge werkenden zijn extra hard getroffen door het thuiswerken tijdens de coronapandemie. Als (deels) thuiswerken de norm blijft, zal vooral de beginnende generatie daar last van hebben. Juist die heeft de contacten en het netwerk op kantoor hard nodig aan het begin van haar carrière. (Bron: De Volkskrant,
9 jun. 2021)
Kabinet staat aangepaste arbeidsvoorwaarden toe om startups te steunen
Kabinet staat aangepaste arbeidsvoorwaarden toe om startups te steunen. Startups mogen afwijken van beloningsregels die gelden voor buitenlands personeel. Jonge bedrijven met een innovatief karakter mogen een lager salaris betalen aan buitenlands talent, aangevuld met een zogenaamde verplichte medewerkersparticipatie zoals aandelen.
Dat schrijft minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in een brief aan de Tweede Kamer. Verblijfsvergunningen voor buitenlandse werknemers van startups wordt hiervoor speciaal aangepast.
De minister wil hiermee startups beter in staat stellen om buitenlands talent aan te trekken, dat essentieel is voor de groei van de onderneming. Voor startups is het als groeiend bedrijf van groot belang om personeel met de juiste vaak technische kennis aan zich te binden. De vraag naar dergelijk personeel is wereldwijd groot, maar het aanbod is schaars.
Om toptalent aan te trekken is het internationaal gebruikelijk dat startups een lager salaris aanvullen met bijvoorbeeld aandelen. Bovendien is in de startfase de omzet nog beperkt. Door te belonen in aandelen deelt het personeel in het succes en in het risico van het bedrijf. Maar in Nederland valt de combinatie van een lager salaris in ruil voor aandelen buiten de regeling die al bestaat voor kennismigranten.
De regeling voor het aantrekken van specialistisch internationaal personeel bestaat al sinds 2004, maar die werkt vooral goed voor grotere bedrijven. Startups kunnen er niet mee uit de voeten. De combinatie van een lager salaris aangevuld met een aandeel in het bedrijf voldoet niet aan de salariseis van de kennismigrantenregeling.
Met de aangepaste kennismigrantenregeling kunnen ook startups in de beginfase essentieel personeel aantrekken. Het initiatief loopt vier jaar en wordt tussentijds geëvalueerd. De nieuwe verblijfsregeling sluit beter aan op deze praktijk.
De belangrijkste voorwaarden voor de vrijstelling van de tewerkstellingsvergunningsplicht zijn:
- De werknemer komt in loondienst bij een startend en innovatief bedrijf.
- Er werken maximaal 15 werknemers bij het bedrijf.
- Maximaal 5 buitenlandse werknemers van de start-up krijgen een vrijstelling.
- De werknemer krijgt een salaris van minimaal het verlaagde salariscriterium voor kennismigranten.
- De werknemer krijgt een medewerkersparticipatie van minimaal 1% in de start-up onderneming. Deze wordt gegeven in de vorm van aandelenopties, certificaten van aandelen of aandelen zonder stemrecht.
Leeftijdsafhankelijk salariscriterium
Er gelden drie verschillende salariseisen voor kennismigranten in 2021:
- kennismigranten jonger dan 30 jaar: € 3.484;
- kennismigranten vanaf 30 jaar: € 4.752;
- kennismigranten die na het afronden van een goedgekeurde bachelor-, master-, of postdoctorale opleiding binnen drie jaar in Nederland aan het werk gaan (leeftijdsonafhankelijk): € 2.497.
De bedragen zijn allemaal exclusief de vakantiebijslag waar de werknemer recht op heeft.
Ben jij een thuiswerkvriendelijke werkgever?
Thuiswerken is, als de werkzaamheden van jouw bedrijf het tenminste toelaten, het nieuwe normaal geworden sinds de uitbraak van Covid-19. Voor veel werkgevers is het zoeken. Hoe kun je jouw medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen? Waar moet je precies aan voldoen en waar moet je nog meer op letten? Doe de thuiswerkcheck en kijk hoe jij scoort als thuiswerkvriendelijke werkgever! (Bron: F.Facts,
15 juni 2021)
Norm is twee dagen per week thuiswerken
Werkgevers gaan op grote schaal over op het verstrekken van thuiswerkvergoedingen. De meeste werkgevers willen na de coronacrisis het hybride werken vasthouden. De norm wordt daarbij twee dagen per week thuiswerken en de rest op locatie zo blijkt uit onderzoek van werkgeversvereniging
AWVN onder het Nederlandse bedrijfsleven. (Bron:
AWVN,
10 juli 2021)
10% salarisverlaging dreigt voor Google-thuiswerkers
Medewerkers van Google die besluiten volledig thuis te blijven werken nu de kantoren in de Verenigde Staten langzamerhand weer opengaan, krijgen mogelijk een salarisverlaging. Uit een tool om het salaris te berekenen van moederbedrijf Alphabet blijkt volgens persbureau Reuters dat medewerkers die verder van kantoor wonen, tot wel 10 procent salaris inleveren als ze fulltime thuis gaan werken. (Bron: AG Connect,
12 aug. 2021)
Thuiswerkbeleid: duidelijkheid voor je medewerkers
In een thuiswerkregeling staat duidelijk omschreven wat onder thuiswerken in jouw bedrijf wordt verstaan. Zo leg je bijvoorbeeld vast:
- welke functies of functiegroepen voor thuiswerken in aanmerking komen
- hoeveel dagen er per periode (week/maand) thuisgewerkt mag worden
- welke activiteiten op de werkplek/locatie moeten plaatsvinden
- wat de regels zijn voor flexibele werktijden en overuren
- hoe de communicatie binnen het team en met leidinggevenden geregeld is
- hoe de privacyregels nageleefd moeten worden
- op welke manier medewerkers gezond en veilig kunnen thuiswerken.
Lees ook: Welke informatie in Thuiswerkovereenkomst hierboven
(Bron: Randstad,
20 aug. 2021)
Meer luxe op de thuiswerkplek, wie betaalt dat?
Omdat thuiswerken nog altijd de norm is, krijgen werkgevers veel vragen over de inrichting van de thuiswerkplek. Die vragen gaan steeds vaker over situaties waarin een werknemer thuis een duurdere stoel of duurder bureau wil hebben dan de werkgever wil betalen. Wat zijn dan de mogelijkheden? (Bron:
OR-Net,
26 aug. 2021)
