Pas een werkomgeving aan op het HR-beleid van de organisatie
Artikelen | vr 21 jul 2023 | Trefwoorden: Arbeidsmarkt, Recruiting, Personeelsbestand, Vacature, Vergaderruimte, Werkomgeving, Reserveringssysteem, Werkplek
Kiest jouw organisatie in deze tijd voor een snelle uitbreiding van het personeelsbestand, of ligt de focus juist op het automatiseren en digitaliseren van processen? Dat laatste is de afgelopen jaren populairder geworden; mede als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt. Het kost recruiters steeds meer moeite om vacatures gevuld te krijgen binnen bedrijven. Door een deel van de processen te automatiseren, kunnen bestaande collega’s elders worden ingezet in de organisatie. Daarbij is dit in de meeste gevallen goedkoper en duurzamer dan het aannemen van extra personeelsleden; een personeelslid kan na een aantal jaren weer vertrekken, terwijl het systeem blijft draaien.
Het gekozen HR-beleid heeft invloed op de werkomgeving die je organisatie haar medewerkers zou moeten bieden. Datzelfde geldt bijvoorbeeld voor het thuiswerkbeleid wat organisaties de afgelopen jaren hebben uitgewerkt. Hoe groot moet het aantal werkplekken zijn? Wat is het juiste aantal vergaderruimtes om het personeelsbestand van voldoende plekken voor overleg te kunnen voorzien? Enzovoorts. Het gebruik van een werkplek- en
vergaderruimte reserveringssysteem kan hierin ondersteunend werken.
Kijk naar het gemiddeld aantal collega’s op kantoor op werkdagen
Het vaststellen van het aantal benodigde werkplekken op kantoor doet men niet alleen op basis van het personeelsbestand. Doordat organisaties tegenwoordig vrijwel standaard hybride werken, zal een groot deel van het personeelsbestand vanuit huis werken. Het bespaart hen veel reistijd. Daarbij is het vaak makkelijker om je langdurig te concentreren, wanneer je in een rustig kantoor aan huis werkt. Combineer het personeelsbestand daarom met een inventarisatie van het aantal dagen dat medewerkers op kantoor aanwezig zijn. Het gebruik van een
werkplek reserveringssysteem helpt je deze data te vergaren.
Kantoor verkleinen bespaart veel geld en is duurzaam
Wanneer blijkt dat er veel minder werkplekken benodigd zijn dan op basis van het personeelsbestand werd verwacht, kan het verkleinen van het kantoor een optie zijn. Dit leidt tot een forse besparing op de maandelijkse kosten. Het huren van een kantoorpand is niet goedkoop. Denk niet alleen de kosten voor de huur zelf, maar bijvoorbeeld ook voor het koelen van het pand in de zomer. Het is zonde en bepaald niet duurzaam of maatschappelijk verantwoord, om plekken te koelen die gedurende de dag niet gebruikt zullen worden.
Als HR-medewerker heb je de mogelijkheid om mee te denken over de indeling van de werkomgeving. Doe dit actief, om een bijdrage te leveren aan het duurzamer werken van je organisatie.
