Binnen innoverende organisaties speelt de HR-strategie, voortvloeiende uit de organisatiedoelstellingen, een essentiële rol. De uitwerking van deze HR-strategie wordt ondersteund en gefaciliteerd door e-HRM systemen. HR-beleid digitaal ondersteunen is tegenwoordig een niet weg te denken onderdeel in de HR-wereld. Het samenspel van HR-speerpunten zoals leiderschap, transformatie, mobiliteit , talentmanagement, engagement, onboarding etc. worden als onderscheidende innovaties in een strategie vormgegeven. Ze sturen en begeleiden organisaties om proactief in te spelen op veranderende omgevingsfactoren en zich te onderscheiden van concurrenten. De HR-strategie realiseer je door optimale inrichting van de HR-processen ondersteund door e-HRM systemen. In dit artikel helpen we je bij het ontwerpen van de HR-processen met 10 ontwerpprincipes.
1. Digitaal doen wat digitaal kan: aansluiten bij pakketstandaard
Daarbij wordt aangesloten bij de inrichtingsmogelijkheden van het systeem (géén maatwerk: dat is duur in ontwerp en in beheer). Ontwikkelingen vinden plaats in de standaard.
2. Uniform proces voor de hele organisatie
Een uniform proces dat voor alle organisatieonderdelen gelijk is (afwijkingen bij een organisatie leidt tot complexiteit/kosten in de uitvoering met effecten voor alle gebruikers).
3. Manager verantwoordelijk voor HR-processen
Invoer vindt plaats aan de bron. De integraal manager is verantwoordelijk voor veel van de HR-processen. Geen dubbel werk organiseren, maar simpel administratief werk kan ook door anderen (zoals het secretariaat) worden voorbereid. De manager kan status van een workflow bekijken in het HR-portaal. Een manager krijgt standaard alleen een mail als hij/zij geen onderdeel uitmaakt van de workflow, of als de workflow is afgewezen.
4. Medewerker verantwoordelijk voor de eigen gegevens
Medewerker is verantwoordelijk voor eigen gegevens. De medewerker kan status van een workflow bekijken in het HR-portaal. Een medewerker krijgt alleen standaard een mail als hij/zij de workflow niet zelf gestart heeft, of als zijn/haar verzoek wordt afgewezen.
5. HR-adviseur geen onderdeel administratieve HR-processen
Alleen adviserende rol HR-adviseur op verzoek manager, de HR-adviseur maakt géén deel uit van de administratieve HR-processen.
6. Digitaal akkoord, automatisch samenvoegen brieven/besluiten
Digitaal akkoord van manager is –onder voorwaarden- juridisch geldig. Zoveel mogelijk brieven/besluiten automatisch samenstellen en opslaan in digitaal Personeelsdossier. Als een simpel ‘digitaal akkoord’ niet voldoende is, wordt gekozen voor een complexere digitale ondertekening. De ‘natte handtekening’ wordt niet gebruikt in standaard digitale processen (eventueel wel in uitzonderingsgevallen bijvoorbeeld in een juridisch traject).
7. Zoveel mogelijk controle bij invoer
Wettelijke kaders en beleid wordt gevolgd. Zoveel mogelijk controle hierop door het systeem bij invoer. Indien controle bij invoer niet mogelijk; controle door PSA op de wet (eventueel steekproefsgewijs achteraf).
8. De standaard simpel ontwerpen: uitzonderingen apart organiseren
De standaard simpel ontwerpen: dus 80% (bulk) kaal en simpel automatiseren, 20% (uitzonderingen) apart organiseren. Zo min mogelijk overdrachtsmomenten/stappen per mutatie, bekijken of iedereen in de processtap toegevoegde waarde heeft.
9. Systeemsignaleringen
Signaleringen door het systeem (bijvoorbeeld het aflopen van een contract, jubilea, WVP).
10. Inrichten workflow met afhandeltermijnen
Workflow maakt beheer en voortgangsbewaking mogelijk, heldere afhandeltermijnen noodzakelijk (voor alle partijen, ook managers: meeste gestelde helpdeskvragen gaan over voortgang van mutaties). Een manager kijkt minimaal twee keer per week in het HR-portaal. Ook verwachtingsmanagement is belangrijk, bijvoorbeeld wanneer iets akkoord moet zijn voordat dit mee kan in de salarisverwerking
Lees verder en download het artikel
Dit artikel is er één in een reeks van vier om e-HRM tot een succes te maken.
Download artikel
