Inhoud
- Inventarisatie
- Drie niveaus
- Collectieve arbeidsovereenkomst (CAO)
- Regeling voor groepen werknemers
- Ondernemingsraad
- Eenzijdig wijzigingsbeding
- Administratie aanpassen
Inventarisatie
De werkgever zal in kaart moeten brengen welke vergoedingen er zijn, de hoogte van de werkgeverskosten en de bron. Deze inventarisatie dient te geschieden in termen van de werkkostenregeling (
WKR):
- welke gerichte vrijstellingen kent de onderneming,
- welke nihilwaarderingen worden onderscheiden,
- zijn er intermediaire kosten,
- zijn er kosten die vallen onder het noodzakelijkheidscriterium en
- welke kosten vallen in de forfaitaire ruimte?
Drie niveaus
De vrije ruimte van de totale fiscale loonsom kan op drie niveaus worden ingevuld:
- Collectieve arbeidsovereenkomst (CAO),
- Interne regelingen binnen de organisatie voor groepen werknemers bijv. in een handboek personeel, personeelsreglement et cetera (naamgeving is vrij),
- Afspraken/overeenkomsten met individuele werknemers.
NB: De wet kent – behoudens een uitkering bij overlijden en invaliditeit – geen bepalingen die werkgevers verplicht vergoedingen te betalen.
Collectieve arbeidsovereenkomst (CAO)
In een
CAO kunnen uitkeringen, vergoedingen e.d. opgenomen zijn die mede het volume van de vrije ruimte bepalen, voorbeelden zijn een vergoeding voor woon-werkverkeer, contributie vakbond, fietsenregeling et cetera. Is dit het geval bestaat dan de kans dat de vrije ruimte onderdeel uit zal gaan maken van de
CAO-onderhandelingen. Geldt binnen het bedrijf een bedrijfstak-cao, dan zijn de werkgever en werknemers hier volledig aan gebonden. Dit betekent dat de keuzeruimte beperkt is. Zijn er vanwege het gestelde in een
CAO problemen met de invulling van de
WKR, dan zal de werkgever dit kunnen bespreken met de werkgeversorganisatie.
Regeling voor groepen werknemers
Het gaat hier om interne regelingen binnen de organisatie voor groepen werknemers bijv. in een handboek personeel, personeelsreglement et cetera.
Als de werkgever de arbeidsvoorwaarden als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling eenzijdig wenst te wijzigen, zal hij allereerst moeten aantonen dat hij goede redenen heeft voor een wijziging van de zijn arbeidsvoorwaarden. Daartoe zal hij in ieder geval voldoende objectieve (financiële) gegevens dienen te verzamelen. De eindheffing van 80% is een belangrijk aspect waaruit zou kunnen volgen dat de financiële consequenties voor de werkgever bij ongewijzigde instandhouding te verstrekkend zijn. Het kost geld, maar een persoon met expertise c.q. een gerenommeerd bureau – denk bijvoorbeeld aan http://www.andriesbongers.nl/– kan dit snel in kaart brengen.
Ondernemingsraad
In principe is voor invoering van de werkkostenregeling geen advies- of instemmingsrecht van de Ondernemingsraad vereist. Dit wordt anders als door de wijziging bijvoorbeeld het beloningssysteem verandert. Dan is instemming op dat punt wel vereist. Ook kan instemming van de Ondernemingsraad worden verlangd als arbeidsvoorwaarden worden gewijzigd die in het verleden met toestemming van de Ondernemingsraad zijn vastgesteld of als de werkgever en de Ondernemingsraad aanvullende afspraken over instemming of advies hebben gemaakt.
Gaat het om belangrijke beslissingen dan wordt geadviseerd te overleggen met de ondernemingsraad om zo samen tot een akkoord te komen! Als de ondernemingsraad instemt met de wijziging van de arbeidsvoorwaarden, creëert de werkgever meer draagvlak binnen het bedrijf.
Ondanks de instemming van de
OR heeft een werknemer het recht bij de kantonrechter in beroep te gaan. Uit jurisprudentie blijkt dat in individuele gevallen de rechter eerder de werkgever in het gelijk stelt als deze de instemming van de
OR heeft gekregen.
Eenzijdig wijzigingsbeding
Een werkgever mag niet zomaar de arbeidsvoorwaarden wijzigen. Samen met de werknemer zal hij tot een akkoord moeten komen. Daarbij is het belangrijk dat de werknemer vrijwillig en uitdrukkelijk instemt met de aanpassing van zijn arbeidsvoorwaarden. Hij moet de tijd krijgen om over de wijziging na te denken en eventueel juridisch advies in te winnen. Het is verstandig om een en ander schriftelijk vast te leggen en dit ook gezamenlijk te ondertekenen.
Misschien heeft de werkgever in de arbeidsovereenkomst of in een afzonderlijke regeling een eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen. Zo’n beding is evenwel geen vrijbrief om de arbeidsvoorwaarden zonder overleg te wijzigen. Ook hier zal de werkgever eerst moeten proberen om samen met de individuele werknemers tot een akkoord te komen. De werkgever mag alleen de arbeidsvoorwaarden wijzigen met een beroep op het eenzijdig wijzigingsbeding als er sprake is van een ‘zwaarwichtig’ belang. Zonder eenzijdig wijzigingsbeding kan de vraag naar de toelaatbaarheid van de eenzijdige wijziging worden beantwoord aan de hand van het beginsel van goed werkgeverschap. In het kader van eenzijdige wijziging komt het beginsel van goed werkgeverschap er - kort gezegd - op neer dat de werkgever goede reden(en) moet hebben om een voorstel te doen om de arbeidsvoorwaarde(n) te wijzigen en daarbij moet van de werknemer dan in redelijkheid kunnen worden gevergd dat hij dit redelijke voorstel van de werkgever accepteert.
Ook als het gaat om het eenzijdig aanpassen van een individueel arbeidsoverkomst is het van belang dat zorgvuldig te werk moet gaan. Hierbij valt te denken aan een overgangs- of afbouwregeling en ook de ondernemingsraad kan een rol spelen. Een wijziging in de arbeidsvoorwaarden zal eerder de toetst der kritiek kunnen doorstaan indien de ondernemingsraad met de wijziging heeft ingestemd.
Uit de jurisprudentie blijkt dat een eenzijdige wijziging als gevolg van een wetswijziging vaak in rechte geen stand houdt. Over het algemeen is de rechterlijke macht van oordeel dat een wetswijziging die voor werkgevers kostenverhogend uitwerkt, niet automatisch voldoende reden is voor een wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Het is daarom verstandig bij het vaststellen van bepaalde emolumenten er een premisse (voorbehoud) aan te verbinden, dat de werkgever, wanneer de (fiscale) wetgeving wijzigt, de regeling overeenkomstig kan intrekken of aanpassen.
Administratie aanpassen
Werkgevers die voor de werkkostenregeling (
WKR) kiezen - vanaf 2014 moet iedere werkgever op de
WKR zijn overgegaan - moeten in de financiële (salaris)administratie een aparte registratie bijhouden van de kosten welke vallen onder het forfait van de werkkostenregeling inclusief de BTW. In de oude situatie werden in de grootboekrekeningen de bedragen exclusief BTW (zowel hoog 19% BTW als laag 6% tarief door elkaar) genoteerd, onder het regime van de werkkostenregeling mag dat dus niet meer.
De aparte administratie van de
WKR is nodig om te kunnen beoordelen of de organisatie binnen de vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon blijft. Staat in de financiële administratie geen BTW bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet de BTW er alsnog aan worden toegevoegd.
Ga terug naar rubriek Werkkostenregeling
