Hoe voer je succesvol een verzuimgesprek?

Artikelen  |  ma 13 nov 2023  |  Trefwoorden: Verzuimgesprek, Verzuimreductie, Stress, Burn-out




Verzuim op de werkvloer kan verschillende oorzaken hebben, zoals ziekte, stress of persoonlijke problemen. Als leidinggevende is het belangrijk om een open en respectvolle communicatie te onderhouden met je medewerkers, ook tijdens verzuim. Een goed uitgevoerd verzuimgesprek kan ervoor zorgen dat werknemers zich gehoord en gesteund voelen, wat kan bijdragen aan een sneller herstel en een verhoogde betrokkenheid bij het werk. In dit artikel worden enkele tips gegeven over hoe je succesvol een verzuimgesprek kunt voeren.

Voorbereiding is essentieel

Een goede voorbereiding is cruciaal voor het succesvol voeren van een verzuimgesprek. Verzamel alle relevante informatie over de medewerker, zoals de aard van het verzuim, de duur van het verzuim en eventuele medische verklaringen. Dit helpt je om het gesprek gericht en doelgericht te voeren. Daarnaast is het belangrijk om je bewust te zijn van de geldende wet- en regelgeving omtrent verzuim en verlof, zodat je op de hoogte bent van de rechten en plichten van zowel de werknemer als de werkgever.

Creëer een veilige en vertrouwelijke omgeving

Tijdens een verzuimgesprek is het van groot belang dat de medewerker zich op zijn gemak voelt en open kan praten over zijn verzuim. Creëer daarom een veilige en vertrouwelijke omgeving waarin de medewerker zich vrij voelt om zijn situatie te bespreken. Zorg voor een rustige locatie waarin jullie ongestoord kunnen praten en toon begrip en empathie. Laat merken dat je oprecht geïnteresseerd bent in het welzijn van de medewerker en dat je bereid bent om te helpen waar mogelijk.

Stel open vragen en luister actief

Een succesvol verzuimgesprek vereist goede communicatieve vaardigheden. Stel open vragen om de medewerker de ruimte te geven om zijn verhaal te doen en zijn gevoelens te uiten. Luister actief en toon begrip voor zijn situatie. Vermijd het geven van oordelen of adviezen, maar bied een luisterend oor en erken zijn emoties. Dit zal ervoor zorgen dat de medewerker zich gehoord en begrepen voelt, wat kan bijdragen aan een positieve ervaring tijdens het verzuimgesprek.

Bespreek mogelijke oplossingen

Tijdens het verzuimgesprek is het belangrijk om samen met de medewerker te zoeken naar mogelijke oplossingen voor zijn verzuim. Bespreek de mogelijkheden voor aangepast werk, eventuele aanpassingen op de werkvloer of andere vormen van ondersteuning. Hierbij is het van belang om rekening te houden met de medische situatie van de medewerker en eventuele beperkingen. Toon begrip voor zijn persoonlijke omstandigheden en denk samen na over hoe het werk zo goed mogelijk kan worden hervat.

Maak concrete afspraken en volg deze op

Om het verzuim zo effectief mogelijk aan te pakken, is het belangrijk om concrete afspraken te maken tijdens het verzuimgesprek. Leg deze afspraken schriftelijk vast en zorg ervoor dat zowel jij als de medewerker deze begrijpen en akkoord gaan met de gemaakte afspraken. Denk hierbij aan afspraken over de duur van het verzuim, de frequentie van contactmomenten en de verwachtingen over het herstel. Volg deze afspraken nauwgezet op en toon betrokkenheid door regelmatig contact te houden met de medewerker.