Inhoud
- Vaste reiskostenvergoeding
- Rekenvoorbeeld vaste arbeidsplaats
- Rekenvoorbeeld variabele arbeidsplaats
- Rekenvoorbeeld langere afstanden
- Berekening
- Misverstand formule 214 werkdagen
- Langdurige afwezigheid
- Werkkostenregeling
- Zakelijke kilometer kost meer dan 19 cent
- Naslag
- 1 op 3 Nederlanders krijgt geen reiskostenvergoeding
- Vaste reiskostenvergoeding ten tijde van coronavirus
- Duidelijkheid over fiscale uitruilregeling woon-werk
- Werkgevers willen andere reiskostenvergoeding
- Vaste reiskostenvergoeding mag nog doorlopen
- Vaste reiskosten tot 1 april 2021
- Vaste reiskosten na 1 april: Registreer en maak afspraken
- Vaste reiskosten tellen ook na1 oktober nog onbelast
- 128-dagen regeling
Vaste reiskostenvergoeding
De werkgever mag een vaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen met een bepaalde vaste regelmaat. Voorwaarde is dat de kosten naar aard en veronderstelde omvang gespecificeerd moeten zijn. Er zijn twee methodes:
- Een werknemer heeft bij deze methode een vaste arbeidsplaats als hij in een jaar vermoedelijk in minstens 36 weken (70% van 52 weken) naar zijn arbeidsplaats reist. N.B. deze regeling is aangepast, zie hieronder. Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding gaat men uit van 214 werkdagen in een jaar, hierbij is rekening gehouden met afwezigheid wegens vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en verlof. Het aantal werkdagen vermenigvuldigt men met het totale aantal kilometers per dag. Het totale aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldigt men met de onbelaste kilometervergoeding van € 0,19. Voor de vaste vergoeding per maand of per week deelt men de uitkomst door 12 of 52.
Redactie de voorwaarde waarbij minstens op 36 weken (bij een 5-daagse werkweek) wordt gereisd en de volledige reiskostenvergoeding onbelast mag worden betaald, is 60% geworden, namelijk 128 dagen per jaar.
Voorwaarden zijn:
• 214 is het aantal werkbare dagen per jaar. De werknemer mag hiervan slechts afwijken als het aantal werkbare dagen 25% hoger is.
• de dagelijkse reisafstand (heen en terug) mag maximaal 150 kilometer zijn. Is het meer, dan mag de methode ook worden toegepast, maar dan is wel een nacalculatie verplicht. De uitkomst is het onbelaste bedrag dat op jaarbasis kan worden vergoed. Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, moet de uitkomst naar evenredigheid worden toegepast.
Rekenvoorbeeld vaste arbeidsplaats
Voorbeeld 1
Uw werknemer werkt in 2011 op 2 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 85 dagen (2/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 807,50. Per maand kunt u uw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van € 67,29, als hij in 2011 op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste arbeidsplaats reist (Bron: Belastingdienst).
- Als de werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist - deze methode is speciaal bedoeld voor werknemers die een aantal keer of een korte periode naar een andere arbeidsplaats moeten reizen, verlof hebben of thuis werken - mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een ruimere methode vaststellen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
- de werknemer krijgt een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer;
- er zijn 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie en zorgverlof
- de werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeidsplaats. Hierdoor kan de werknemer tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding.
Rekenvoorbeeld variabele arbeidsplaats
Voorbeeld 2
Uw werknemer werkt in 2011 op 5 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169,42.
Uw werknemer wordt op 15 juli 2011 langere tijd ziek. Per 1 september 2011 stopt u de vaste reiskostenvergoeding. Op 1 december 2011 gaat uw werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december 2011 betaalt u de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet uw werknemer voor de onbelaste vergoeding van € 169,42 per maand in de periode januari tot en met augustus 2011 op minstens 85 dagen (8/12 x 128 dagen) naar de vaste arbeidsplaats reizen en in december 2011 op minstens 10 dagen (1/12 x 128 dagen). Als uw werknemer hieraan niet voldoet, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden over de werkelijk afgelegde woon-werkkilometers. Voor eventueel te veel gegeven onbelaste vergoedingen waarmee u rekening hebt gehouden bij de al ingediende aangiften loonheffingen, moet u correcties insturen (Bron: Belastingdienst).
Nacalculatie
Werkgever en werknemer kunnen een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie overeenkomen, is de totale reisafstand (heen en terug) meer dan 150 km, dan is de nacalculatie verplicht. Een eventuele nacalculatie moet plaatsvinden aan het einde van het kalenderjaar.
Rekenvoorbeeld langere afstanden
Werknemer C reist 4 dagen per week naar zijn werk. Zijn totale reisafstand is 168 km (84 km enkele reis). Zijn werkgever betaalt hem per periode van 4 weken een reiskostenvergoeding van 4/52 x 4/5 x 214 x 168 x € 0,19 = € 420. Op het moment dat een nieuwe periode van 4 weken begint kan de werknemer wegens ziekte drie weken niet werken. In de vierde week reist hij achtereenvolgens op 7 dagen naar zijn werk. Daarna eindigt de dienstbetrekking.
In dit geval is een vaste vrije vergoeding voor reiskosten mogelijk. Maar omdat de totale reisafstand per dag meer bedraagt dan 150 kilometer is nacalculatie hier verplicht.
Over een periode van 8 weken heeft de werknemer 2 x € 420 = € 840 ontvangen. Hij is in deze periode 23 keer naar zijn werk gereisd. Op basis van zijn werkelijke reizen is een vrije vergoeding mogelijk van 23 x 168 x € 0,19 = € 735. Hierom moet de werknemer het verschil van € 105 aan zijn werkgever terugbetalen, ofwel moet de werkgever dit bedrag tot zijn loon rekenen (Bron: Belastingdienst).
Berekening
De
vaktool van het ADP biedt een handige berekening waarbij iemand door het invullen van enkele gegevens direct te zien krijgt op hoeveel dagen hij de reis naar de vaste werkplek moet maken en hoe hoog de vaste onbelaste reiskostenvergoeding kan zijn.
Misverstand over gebruik van fictief 214 werkdagen
De formule, waarbij fictief 214 werkdagen mogen worden aangehouden, mag helaas niet toegepast worden, wanneer de enkelvoudige afstand meer dan 75 kilometer per dag is. Deze kilometervreters mogen alleen de werkelijk gereden werkdagen vergoed krijgen.
Wel is het mogelijk om voor deze werknemers het hele jaar een vast bedrag gebaseerd op de werkelijke afstand aan te houden en één maal per jaar een correctie toe te passen. U dient dus het aantal werkdagen per jaar te verlagen met de niet-gewerkte dagen, vanwege bijvoorbeeld ziekte en verlof. Overigens kan na deze correctie het aantal ‘gewerkte’ dagen zelfs boven de fictieve 214 uitkomen.
Er zijn ook werkgevers die correcties vermijden door maximaal 75 kilometer te vergoeden.
Het is dus een misverstand dat fiscaal maar maximaal 75 kilometer mag worden vergoed. Dat is dus onjuist.
Langdurige afwezigheid
De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Wordt een langdurige afwezigheid van de werknemer verwacht, dan mag de werkgever de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.
Werkkostenregeling
In de werkkostenregeling die per 1 januari 2011 is ingegaan – met een overgangstermijn tot 2015 – is het bovengenoemde (inclusief de rekenvoorbeelden 1 en 2) van toepassing.
Als een werkgever aan de werknemer voor reizen met een eigen vervoermiddel meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer, is de vergoeding boven die € 0,19 belastbaar loon voor de werknemer. De werkgever mag dit bedrag ook onderbrengen in het forfait.
In een schrijven d.d. 19 juli 2011 zegt de Belastingdienst nog het volgende: 'U mag uw werknemer voor zakelijke reizen die hij maakt met zijn eigen auto, maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Als u hem € 0,28 per kilometer vergoedt, is € 0,09 per kilometer loon van uw werknemer. Maar u mag dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. Als u meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer, dan kan het gebruikelijkheidscriterium een rol spelen (zie ook:
Gebruikelijkheidstoets). Als de vergoeding ongebruikelijk is, kunt u het deel van de vergoeding boven de € 0,19 per kilometer niet in uw vrije ruimte onderbrengen.' (Bron: Belastingdienst / 2011).
Zakelijke kilometer kost meer dan 19 cent
De Vereniging Auto van de Zaak (VAVDZ) heeft in kaart gebracht wat een (zakelijke) kilometer werkelijk kost. Dat is gemiddeld zo’n 53 cent. Werknemers mogen van hun werkgevers echter vaak niet meer dan de door de Belastingdienst vastgestelde onbelaste kilometervergoeding van 19 cent declareren. Aan elke zakelijke kilometer die werknemers in hun eigen auto maken, betalen ze daardoor zelf gemiddeld 34 cent. Werkgevers mogen wel meer vergoeden, maar houden zich in de praktijk vaak vast aan 19 cent. (Bron: Reiskostenblog, 2 dec. 2014)
Naslag
Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek
Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.
1 op 3 Nederlanders krijgt geen reiskostenvergoeding
Een derde van de werkende Nederlanders krijgt geen reiskostenvergoeding, ov-kaart of leaseauto van de baas. Van de medewerkers die 20 kilometer of meer van huis naar werk reizen moet 22% in eigen buidel tasten, omdat zij geen enkele vorm van vergoeding ontvangen. Dit blijkt uit onderzoek van mobiliteitsprovider Athlon onder ruim 1.000 Nederlanders uitgevoerd door Multiscope.
Onder Nederlanders is voor woon-werkverkeer de eigen auto het populairst. Slechts 13% reist met de trein, tram of metro naar het werk. Een extra vergoeding of bonus voor het gebruik van een alternatief vervoermiddel zou 23% van de werknemers stimuleren uit de auto te komen. Maar de meeste winst valt te behalen in de totale tijd die werknemers kwijt zijn aan de reis. Afscheid nemen van de auto is voor 81% van de werknemers geen probleem, wanneer dit de reistijd verkort. (Bron: Athlon,
11 jun. 2018)
Vaste reiskostenvergoeding ten tijde van coronavirus
Als gevolg van de coronavirus gaan werknemers vrijwillig of gedwongen thuis werken. Daarvoor hadden velen van hen een vaste onbelaste reiskosten vergoeding. De werkgever kon de reiskosten op declaratie-basis vergoeden dan wel een vaste onbelaste maandelijkse vergoeding van (maximaal) van € 0,19 per kilometer. De onbelaste maandelijkse vergoeding mocht worden betaald als de werknemer bij een vijfdaagse werkweek tenminste 128 dagen per jaar (60%) naar een vaste plaats van werkzaamheden reisde. Als de werknemer vijf dagen per week op deze vaste plaats werkte, mochten de vaste reiskostenvergoeding worden berekend alsof hij 214 dagen naar deze vaste plek reisde. Voor parttimers gold dezelfde regeling naar evenredigheid.
De werknemer gaat nu voor langere periode thuis werken, vrijwillig of gedwongen. De volgende regels zijn dan van toepassing:
- De maand dat het thuis werken begon en de daarop volgende maand mogen onbelast worden betalen
- De werknemer gaat weer vast op de plaats van zijn organisatie/bedrijf/school werken dan mag de onbelaste vergoeding ingaan in de eerste maand volgend op de maand dat de werknemer weer naar zijn werk reist.
- Werkt de werknemer in principe thuis en gaat hij incidenteel naar zijn werkplaat, dan mogen de reiskosten van die dag(en) onbelast worden vergoed.
Een probleem is dat in een arbeidsovereenkomst kan zijn opgenomen dat de werknemer recht heeft op een onbelaste reisvergoeding zonder dat de mogelijkheid van thuiswerken wordt genoemd. Wordt dan bij langdurig thuiswerken aan de werknemer blijvend de onbelaste reiskostenvergoeding uitgekeerd en hoe kijkt de fiscus daar tegen aan? Jurisprudentie in deze is de redactie HR-kiosk niet bekend.
Duidelijkheid over fiscale uitruilregeling woon-werk
In de Staatscourant van
18 juni 2020 is een actualisatie van het 'Besluit noodmaatregelen coronacrisis' gepubliceerd. In het besluit is ook een goedkeuring opgenomen ten aanzien van vaste kostenvergoedingen anders dan de vaste, maandelijkse reiskostenvergoeding. De goedkeuring voor deze vaste kostenvergoedingen, waaronder ook de fiscale uitruilregeling woon-werk valt, geldt wanneer de werknemer op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op deze vergoeding had.
Voor de fiscale uitruilregeling woon-werk betekent dit dat de werknemer op uiterlijk 12 maart 2020 zijn keuze voor deelname aan de regeling kenbaar moet hebben gemaakt, wil men de thuiswerkdagen vanaf 13 maart 2020 als reisdagen kunnen aanmerken.
Vaste reiskostenvergoeding mag nog doorlopen
Krijgen uw werknemers een vaste reiskostenvergoeding van u, en werken zij vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuis? Dan hoeft u de vaste vergoeding ook per 1 januari 2021 niet aan te passen.
In ieder geval tot 1 februari 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
In januari 2021 komt het kabinet terug op hoe het na 1 februari 2021 om wil gaan met de onbelaste vaste reiskostenvergoedingen.
Werkgevers willen andere reiskostenvergoeding
AWVN wil dat er een nieuwe regeling komt voor de vergoeding van reis- en thuiswerkkosten. In een ledenraadpleging zegt het overgrote deel (95 procent) van de werkgevers dat na de coronacrisis thuiswerken de norm wordt, gemiddeld twee dagen per week. De huidige vergoedingsregelingen passen niet bij die nieuwe situatie. Nu geldt nog een fiscaal vriendelijk regime om de reiskostenvergoeding, ook zonder reizen, door te betalen aan werknemers, dat verandert op 1 januari 2021.
AWVN adviseert werkgevers om een ‘waarjewerkt-budget’ in te voeren. Uit zo’n per werknemer vast te stellen potje kan de werkgever de betreffende vergoedingen betalen al naar gelang de gemaakte kosten en het aantal gereisde kilometers. (Bron
AWVN,
13 nov. 2020)
Lees ook
Vaste reiskostenvergoeding tot 1 april 2021
De vaste reiskostenvergoedingen die zijn afgesproken voor 13 maart 2020 mogen ook de komende maanden nog doorlopen. De tijdelijke goedkeuring werd eerder al verlengd tot 1 februari. In verband met de langer durende coronacrisis heeft het kabinet de goedkeuring nogmaals verlengd. (Bron: B+P,
22 jan. 2021)
Vaste reiskosten na 1 april: Registreer en maak afspraken
Het einde van de tijdelijke goedkeuring op het doorlopen van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nadert met rasse schreden. Per 1 april moeten werkgevers de reispatronen van werknemers opnieuw in kaart hebben gebracht en hebben nagedacht over de registratie van reizen om deze aannemelijk te maken voor de Belastingdienst. Alleen daadwerkelijk afgelegde kilometers mogen nog worden vergoed. (Bron: CM,
9 mrt. 2021)
Zie ook
Vaste reiskostenvergoeding ook na 1 oktober 2021 onbelast
Volgens de uitleg van Forum Salaris, een online platform van de Belastingdienst, kan een werkgever mogelijk ook na 1 oktober de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven doorbetalen tot en met december 2021.
De goedkeuring (i.v.m. corona) voor het onbelast doorbetalen van de vaste reiskosten wordt hoogstwaarschijnlijk per 1 oktober aanstaande ingetrokken. Maar mogelijk kan de werkgever ook in de periode van 1 oktober tot en met 31 december 2021 de vaste reiskostenvergoeding onder voorwaarden onbelast blijven doorbetalen, ook al werkt de werknemer dan nog veel vanuit huis. De Belastingdienst geeft namelijk aan dat de thuiswerkdagen van 1 januari 2021 tot 1 oktober 2021 meetellen als reisdagen voor het 128-dagen criterium. Voorwaarde is wel dat de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had op een vaste reiskostenvergoeding.
Vóór 1 oktober: thuiswerkdagen tellen mee als reisdagen
Bepalend zijn het reispatroon en de daarop gebaseerde hoogte van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding die werden verwacht vóór 13 maart 2020. Dagen van ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof tellen niet mee als reisdag. Het gaat dus om de werkdagen over de periode 1 januari tot 1 oktober. Hierbij kan de werkgever ook de thuiswerkdagen meetellen als reisdagen om te toetsen of dit jaar wordt voldaan aan het 128-dagencriterium.
Vanaf 1 oktober: enkel reisdagen tellen mee
Als de goedkeuring vervalt per 1 oktober 2021 tellen daarna alleen de daadwerkelijke reisdagen mee als reisdag. Een thuiswerkdag telt dan dus niet (meer) mee. En let op, naast het 128-dagencriterium moet de werknemer ook minstens 214 dagen werken per kalenderjaar. Bij dat criterium speelt de locatie van het werk geen rol. Werkt de werknemer minder dan vijf dagen per week? Dan kan het aantal werkdagen (214) en de reisdagen (128) naar evenredigheid worden toegepast.
Als de werknemer aan deze voorwaarden voldoet, kan de werkgever de vaste onbelaste reiskostenvergoeding ook blijven doorbetalen in de periode oktober tot en met december 2021.
128-dagen regeling
Als een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen (bij een 5-daagse werkweek) per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt, mag deze vergoeding worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt (128-dagenregeling).
Is tijdsgelange herrekening verplicht?
In het Besluit van 6 september 2022 is opgenomen dat de tijdsgelange herrekening (artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964) niet aan de orde is als een werkgever met terugwerkende kracht met ingang van het begin van het kalenderjaar een vaste vergoeding voor reiskosten toekent, mits de daarvoor relevante feiten in het kalenderjaar niet zijn gewijzigd. Dit geldt volgens de kennisgroep dus als een werkgever achteraf een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toekent en als een werkgever achteraf een vaste reiskostenvergoeding met toepassing van de 36-wekenregeling toekent.
Tijdsgelange herrekening is wel aan de orde in bijvoorbeeld de volgende twee situaties:
- Bij het beëindigen van de betreffende vergoeding in de loop van het kalenderjaar.
- Bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding gedurende het kalenderjaar.
Voorbeeld 1
Op 1 januari is de werknemer bij de werkgever in dienstbetrekking werkzaam. De werkgever besluit in juni van het betreffende kalenderjaar om met ingang van 1 januari een vaste gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toe te kennen aan de werknemer. De werknemer besluit vervolgens om per 1 december van het betreffende kalenderjaar uit dienst te treden. Herrekening is in deze situatie verplicht omdat de relevante feiten in het kalenderjaar zijn gewijzigd.
Voorbeeld 2
Op 1 januari is de werknemer bij de werkgever in dienstbetrekking werkzaam. De werkgever besluit in juni van het betreffende kalenderjaar om met ingang van 1 januari een vaste gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toe te kennen aan de werknemer. De werknemer is in maart van het betreffende kalenderjaar echter verhuisd waardoor de reisafstand woon-werkverkeer is gewijzigd. Herrekening is in deze situatie verplicht omdat de relevante feiten in het kalenderjaar zijn gewijzigd.
Ga terug naar Reiskosten.
