Inhoud
- Schriftelijke vastlegging
- Vakantie
- Aftrekposten van de fiscale bijtelling
- Boven normbijdrage, duurdere leaseauto
- Eigen bijdrage auto moet onvoorwaardelijk zijn
- Accessoires; bijtelling en onbelast vergoeden
- Naslag
Schriftelijke vastlegging
In veel autoregelingen is opgenomen dat de werknemer (maandelijks) een bijdrage verschuldigd is voor het privégebruik van de auto. Ook een bijdrage bij overschrijding van het normleasebedrag komt regelmatig voor. Zie onder ook de eigen bijdrage en andere kosten als aftrekposten van de fiscale bijtelling.
Uit jurisprudentie is gebleken dat de eigen bijdrage vooraf en schriftelijk moet zijn vastgelegd. Zijn er geen afspraken gemaakt, dan kan de werkgever achteraf geen bijtelling vorderen.
Vakantie
Van alle leaserijders gaat 90 procent met de leaseauto op vakantie. Ruim 60 procent daarvan krijgt bovendien de brandstofkosten ook in het buitenland van de werkgever vergoed. Circa 10 procent kiest voor een ander vervoermiddel of gaat met de privéauto. Dit blijkt uit onderzoek van Athlon Car Leasing onder zevenhonderd respondenten.
Bij een auto van de zaak kan de werkgever de brandstof tijdens de vakantie vrij vergoeden. Een werkgever kan er ook voor kiezen om de te betalen brandstof (vaak op declaratiebasis aan de werknemer vergoed) alsnog door de werknemer te laten dragen, dan wel de door de werknemer zelf gedragen brandstofkosten alsnog vrij te vergoeden. Dit kan via een 'kasrondje', waarbij de geldbijdrage van de werknemer, die hij aan de werkgever doet, als bijdrage privé gebruik geëtiketteerd kan worden. Deze bijdrage kan de werkgever dan ten laste van de bijtelling privégebruik van die werknemer brengen.
Lees ook
Aftrekposten van de fiscale bijtelling
Wie een eigen bijdrage aan de werkgever betaalt, kan dit bedrag - mits dit bedrag betrekking heeft op het privégebruik - in de belastingaangifte is opgeven. Dit bedrag wordt dan afgetrokken van de bijtelling. Ook andere kosten die aan de werkgever worden betaald, kunnen in mindering worden gebracht:
- kosten van parkeren/stalling;
- kosten accessoires;
- de werknemer rijdt in een auto uit een duurdere klasse;
- kosten van zelf betaalde brandstof in het buitenland;
- de afkoopsom ('boete') die een werknemer betaalt wanneer hij het leasecontract eerder wil beëindigen;
- de eigen bijdrage bij schade, mits deze schade geen gevolg is van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van de werknemer.
Op de bijtelling komen eveneens in mindering:
- door de werknemer zelf betaalde autokosten (benzine, tol, autowassen, stalling);
- een aan de werkgever betaalde bijdrage in de brandstofkosten
- door de werknemer betaalde brandstofkosten en tolgeld in het buitenland. Zie ook
Boven normbijdrage, duurdere leaseauto
De extra bijdrage die een leaserijder aan de werkgever betaalt wanneer hij het leasebudget overschrijdt, is aftrekbaar voor de bijtelling. Namelijk alleen voor zover de bijdrage valt toe te rekenen aan de privékilometers. Dit geldt dus bijvoorbeeld ook voor een bijdrage die een werknemer betaalt omdat hij een duurdere leaseauto heeft dan dat hij volgens de regeling van zijn werkgever mag leasen. Belangrijk is wel dat tussen werkgever en werknemer is overeengekomen, en in de autoregeling van de werkgever is vastgelegd, dat een hogere bijdrage is verschuldigd voor het daadwerkelijke privégebruik.
NB: Voornoemde kosten worden tot de eigen bijdrage gerekend als ze aan de werkgever worden betaald (en dus niet aan bijvoorbeeld de garage). Hierover moeten vooraf afspraken zijn gemaakt.
Eigen bijdrage auto moet onvoorwaardelijk zijn
Een autoregeling, waarin is opgenomen dat een eigen bijdrage voor privégebruik achteraf alsnog verschuldigd is, als zou blijken dat de berijder toch bijtelling moet betalen, blijkt niet rechtsgeldig. De Hoge Raad oordeelde dat de eigen bijdrage niet voorwaardelijk mag zijn, dus afhankelijk van bijvoorbeeld het werkelijke privégebruik. (Bron: Verenigingautovandezaak,
16 jan. 2015)
Accessoires; bijtelling en onbelast vergoeden
Gangbare accessoires in een auto van de zaak zijn bijvoorbeeld: een trekhaak, parkeersensoren, een MP3/mediaplayer, een carkit, een headset, een navigatiesysteem, extra spiegels, fietsendrager etc. Accessoires die worden aanschaft voor de auto van de zaak, zijn fiscaal aftrekbaar.
Voor nieuwe auto’s maakt de kostprijs van accessoires, die niet door of namens de fabrikant of de importeur zijn aangebracht, geen deel uit van de catalogusprijs. Het kan financieel de moeite zijn om accessoires later aan te brengen, waardoor de cataloguswaarde van de nieuwe auto en dus ook de bijtelling niet onnodig worden verhoogd.
Het bovenstaande komt erop neer dat het loont dat u de auto zo kaal mogelijk laat afleveren bij de dealer en pas na de toekenning van het kenteken de accessoires laat aanbrengen.
Onbelast vergoeden of verruilen
Maar ook een navigatiesysteem (zoals Garmin, Tom Tom of Mio), een carkit of autoradio kan belastingvrij door de werkgever worden vergoed. Een bagagenet in de kofferbak natuurlijk ook of een koffer op het dak om lang presentatiemateriaal mee te nemen. Een fietsendrager zou ook eventueel onbelast kunnen worden vergoed, wanneer u het laatste gedeelte naar de zaak, vanaf de parkeerplaats met de fiets aflegt.
En ook de parkeervergunning voor een plek voor uw huis, mag onbelast worden vergoed.
Wanneer de werkgever enige financiële moeite heeft met een vergoeding (die overigens wel onbelast mag worden verstrekt) dan kunt u beiden (werkgever en werknemer) besluiten om de kosten te verruilen met bruto loon, het
cafetariasysteem. Dat kan tot maximaal de helft schelen in de kosten. Of gewoon op de bijtelling in mindering brengen.
Zakelijk aantoonbaar is geen criterium
Wanneer het gaat om een “Auto van de zaak” (leaseauto van de zaak) dan is “zakelijk aantoonbaar” geen criterium. Het criterium voor onbelast vergoeden is dan “Kosten die verband houden met de auto van de zaak”. Alle kosten mogen dan onbelast worden vergoed. Daar is ook de “forse” bijtelling op gebaseerd.
Wanneer een medewerker die kosten voor eigen rekening neemt, bijvoorbeeld de kosten van brandstof in het buitenland, dan kunnen die kosten op de bijtelling in mindering worden gebracht. Maar ook dus wassen, stalling, accessoires, tol etc. etc.
Nogmaals het criterium “zakelijk aantoonbaar” is niet aan de orde. Een medewerker kan zakelijk wel zonder een MP3 speler in de auto en zakelijk hoeft hij niet naar het buitenland.
Wanneer een dergelijke voorziening c.q. uitgave onbelast mag worden verstrekt, dan mag het dus ook verruild worden met bruto looncomponenten.
De Belastingdienst wil wel dat een dergelijke regeling VOORAF in het personeelshandboek is opgenomen c.q. met de medewerker individueel (berijdersovereenkomst) is afgesproken.
De werkgever kan dus op 3 manieren de kosten “vergoeden”
In mindering brengen op de bijtelling (dus niet vergoeden)
De kosten onbelast vergoeden (en niet in mindering brengen op de bijtelling)
De kosten verruilen met een bruto looncomponent (en dan ook niet in mindering brengen op de bijtelling)
Naslag
Meer informatie over de 30%-regeling is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek
Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.
Ga terug naar Leaseauto.
