In de meeste organisaties worden in het kader van functiewaardering de aanwezige en nog te vervullen functie(s) geanalyseerd en omschreven, wat leidt tot een aantal functiebeschrijvingen. De functiebeschrijving gebruikt men onder meer voor het opstellen van de personeelsadvertentie. In een functiebeschrijving is te vinden wat iemand moet verrichten. Hoe iemand zijn functie moet vervullen hangt samen met de beoordeling en hoort in een functiebeschrijving niet thuis.
In de functiebeschrijving zijn het doel van de functie, de plaats in de organisatie en een beschrijving van de algemene en meer specifieke taken als regel opgenomen. De functiebeschrijving bepaalt in sterke mate de inhoud van de personeelsadvertentie, geeft helderheid aan de werknemer die in dienst treedt en kan ook tijdens functionerings- en beoordelingsgesprekken van nut zijn.
