Aan werven en selecteren zit veel papierwerk vast (digitaal en/of op papter), onder meer:
- Schrijven van brieven (in enkele gevallen e-mails): bericht van ontvangst van de sollicitatiebrief en cv, uitnodiging voor kennismaking met de kandidaat, het afschrijven van de afgevallen kandidaten.
- Opstellen van een tijdsschema: zeker als het een vacature voor een leidinggevende betreft, is een tijdsschema meer dan gewenst (wat moet in het kader van de werving en selectie achtereenvolgens worden gedaan, hoeveel dagen/weken is daarmee gemoeid, wie is voor wat verantwoordelijk). Nadat alle stadia van de werving en selectie zijn doorlopen en er een keuze is gemaakt, moet ook nog rekening worden gehouden met de opzegtermijn van de kandidaat (voor leidinggevenden vaak twee of meer maanden). In een tijdsschema van p&o wordt een en ander zichtbaar. Het management kan dan eventueel maatregelen nemen om knelpunten op te lossen.
- Het maken van een raming van de kosten, ofwel een budget opstellen.
- Opstellen van de personeelsadvertentie.
- Contracten en overeenkomsten (over tijdstippen en kosten) met wervingsbureaus, psychologisch-onderzoekbureaus, advertentiebureaus, wervingskanalen (dag- of weekbladen enzovoort) moeten, na ontvangst van een offerte, schriftelijk worden bevestigd.
- Arbeidsovereenkomst, soms aangevuld met de functiebeschrijving.
- Interne mededeling(en) over de komst van een nieuwe werknemer.
Daarna moet bericht over de nieuwe werknemer worden gegeven aan: salarisadministratie, afdeling financiën, ICT, huishoudelijke dienst en de beveiligingsdienst.
Externe berichtgeving aan:
UWV, arbodienst, Belastingdienst, Kamer van Koophandel (alleen voor procuratiehouders i.c. werknemers die namens de organisatie financiële tekeningsbevoegdheid hebben), lease-automaatschappij, pensioenverzekering enzovoort.
Persoonlijke gegevens van kandidaten (sollicitatiebrief, cv, getuigschrift, kopieën van diploma’s) die niet zijn aangesteld, worden aan hen teruggestuurd of vernietigd. En soms worden gegevens van geschikte kandidaten nog een periode in portefeuille gehouden, voor het geval zich een nieuwe soortgelijke vacature voordoet.
Voor de zojuist aangestelde werknemer, wordt een personeelsdossier samengesteld, waarop de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is.
Zie ook
salarisadministrateur.
