Kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbehoefte
Alvorens bij verloop direct te denken aan een vacaturestelling, is het raadzaam steeds weer na te denken over hoeveel arbeidsplaatsen de organisatie werkelijk nodig heeft. Hoeveel over een jaar (korte termijn), over twee jaar (middellange termijn) of misschien zelfs over vijf jaar of nog later (lange termijn)? Soms blijkt uit de planning dat degene die vertrokken is, niet hoeft te worden vervangen. En misschien kan de organisatie het vertrek opvangen door de taken onder het nog aanwezige personeel te verdelen, eventueel door het geven van aanvullende opleidingen.
Niet alleen de aantallen arbeidsplaatsen zijn belangrijk, ook moeten de eisen aan het personeel dat de arbeidsplaatsen of functies vervult nauwkeurig worden vastgesteld. Wat hebben we in huis, wat hebben we nog nodig en wie is misschien overbodig? Dit is het probleem van de bemensing, het zorgen voor de juiste kwantiteit (aantal) en kwaliteit van de bemanning. Over welke kennis, vaardigheden en gedrag (competenties) moet het nieuw aan te stellen personeel beschikken? Zoekt de organisatie een persoon die nog geen 25 jaar is of een wat ouder iemand? Man of vrouw? Commercieel of meer administratief? Iemand die veel initiatieven neemt of iemand die plichtsgetrouw doet wat hem is opgedragen?
Samengevat: bij personeelsplanning maakt men onderscheid tussen de kwantitatieve personeelsbehoefte (aantallen personen) en de kwalitatieve personeelsbehoefte (personen met de juiste kwaliteiten).
FTE
Het aantal werknemers dat aanwezig is en dat een organisatie op termijn nodig heeft, of dat zal moeten vertrekken, wordt meestal uitgedrukt in fte's. Fte betekent letterlijk fulltime-equivalent, in het Nederlands ook wel aangeduid als voltijd. Voorbeeld: iemand die vijf dagen per week van 8.30 tot 17.00 uur werkt, met een dagelijkse lunchpauze van 12.00 tot 12.30 uur, vervult één fte. Twee werknemers, die beiden parttime 50 procent werken, bezetten samen ook één fte.
Het begrip fte kan gebruikt worden voor de werving: een bedrijf heeft op korte termijn plaats voor vijf fte's en heeft hiervoor een goedgekeurd budget. Er mogen vijf fulltime werknemers worden aangesteld, maar het kunnen bijvoorbeeld ook twee fulltime en zes halftime (50 procent) werknemers zijn.
Organisaties maken onderscheid tussen directe en indirecte fte's. Directe fte's zijn de functies van werknemers die producten maken of diensten verlenen. Indirecte fte's zijn de functies daaromheen, de ondersteunende functies: administratie, postbezorging en afdeling P&O. De verhouding tussen het aantal directe en indirecte fte's kan bijvoorbeeld inzicht geven of in een organisatie (te) veel regels zijn die op naleving gecontroleerd worden.
Organisatieschema bedrijf x (t.b.v. berekenen FTE)
Behalve voor werving gebruiken onderzoekers het begrip fte ook voor het vergelijken van afdelingen en ondernemingen onderling, ook wel benchmarking genoemd. Twee organisaties kunnen qua personeelskosten en prestaties alleen met elkaar worden vergeleken als men minimaal uitgaat van een gelijk aantal fte's.
Zie ook HR-FTE-ratio.
Verloop
We keren terug naar de planning van de personeelsbehoefte. Om deze behoefte te kunnen voorspellen moet P&O inzicht hebben in het verloop. Verloop is het vertrek c.q. het beëindigen van de arbeidsovereenkomst om welke reden dan ook. Redenen zijn onder meer: het niet voortzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, ontslag op eigen verzoek dan wel ontslag op initiatief van de organisatie (of ontslag als gevolg van permanente en volledige arbeidsongeschiktheid), pensioen (hoeveel werknemers gaan de komende drie jaar met pensioen?) en overlijden. Het verloop drukt men als regel in een percentage uit. Voorbeeld: een organisatie van 80 man, waar 8 personen vertrokken, heeft een verlooppercentage van 10 procent.
Zie HR onvoorbereid op personeelstekorten.
Positieve discriminatie
Voor de planning van de personeelsbehoefte is het belangrijk inzicht te hebben in de uitbreiding of inkrimping van het personeelsbestand, in fusies en aantallen personeel die meer of minder parttime willen werken. Ook kan bij de planning rekening worden gehouden met het rechttrekken van een categorie werknemers die tot dan toe binnen de organisatie ondervertegenwoordigd was. Dit streven noemt men positieve discriminatie.
Voorbeeld: in een organisatie vervullen (te) weinig vrouwen een leidinggevende functie. In een volgende werving stelt men dan bij gelijke geschiktheid een vrouw aan in plaats van een man. Positieve discriminatie is omstreden. In het gegeven voorbeeld zouden mannen kunnen besluiten maar niet te solliciteren en de vrouw die wordt aangesteld heeft het gevoel niet echt de eerste keus te zijn.
Zie Den Haag stapt over op anoniem solliciteren en Nederlandse vrouw maakt minste kans op managementpositie.
