Kostenneutraal?
Regelmatig wordt verkondigd dat het ruilen binnen een flexpakket 'kostenneutraal' moet geschieden. In de praktijk is het - de vanzelfsprekende kosten van het ontwikkelen, invoeren en beheren van een flexpakket niet meegerekend - nog maar de vraag of de uitvoering van een ruilpakket kostenneutraal uitpakt. Belangrijk is de verschillende kostensoorten te onderkennen, inzichtelijk te maken en te beheersen. Belangrijk is wel, dat tegenover de implementatiekosten een aanzienlijke vrijval van werkgeverslasten staat.
Projectkosten
Flexprojecten kennen als regel een doorlooptijd van een half tot een vol jaar en meer. In deze periode zijn de volgende kosten te verwachten:
• vaststellen uitgangspunten (loonkosten betrokken personeel);
• inhuren van consultant(s);
• adviezen op juridisch en fiscaal gebied;
• interne besluitvorming (management,
OR);
• opstellen van een flex-reglement, aanpassen handboek personeel;
• aanpassen van de infrastructuur voor de automatisering;
• enquête;
• voorlichting aan het personeel, brochure;
• opstellen van 'Frequently Asked Questions (FAQ) en/of inrichten van een helpdesk;
• onderhoud.
Lagere werkgeverslasten
Wanneer brutolooncomponenten worden ingeruild voor een onbelaste vergoeding of verstrekking (zoals een fiets), dan wordt in principe ook het premieloon voor de heffingen verlaagd.
Dat leidt tot een verlaging van de premielasten. Deze vrijval van werkgeverslasten kan aanmerkelijk zijn.
Daar waar vaak een half procentje meer of minder kan leiden tot hevige onrust en zelfs stakingen, wordt veel te weinig aandacht besteed aan het vriendelijk belonen tegen lagere lasten.
Handig gebruikmaken van alle fiscale mogelijkheden en het verruilen van onbelaste vergoedingen voor brutolooncomponenten voor onbelaste vergoedingen, levert een aanzienlijk voordeel op voor zowel de werkgever als de werknemer.
Administratie
De bijkomende administratie is als regel een zaak voor de P&O-afdeling, de salarisadministratie en de locale automatiseringsafdeling. Het geschiedt meer dan eens dat, als gevolg van het invoeren van een flexpakket, een structurele personeelsuitbreiding noodzakelijk is.
Onderwerpen die de hoeveelheid of complexiteit van de administratie bepalen of daarmee samenhangen zijn:
• de mate waarin men de processen geautomatiseerd kan verwerken, dan wel handmatig moeten worden bijgestuurd. Het vooraf tekenen van de procesflow van administratieve verwerking verschaft inzicht;
• als regel geldt hoe meer bronnen en doelen, hoe meer handelingen nodig zijn;
• de inspanningen die nodig zijn om de koppelingen met externe bestanden (
NAW-, salaris-, pensioen-, leaseautogegevens en verlofbestand) tot stand te brengen;
• de mogelijkheid de keuzes automatisch te verwerken en uit te voeren naar interne en externe administraties (voorbeeld: een werknemer heeft gekozen voor een aanvulling op zijn pensioen, via welke wegen en handelingen wordt het bedrag op zijn pensioensaldo bijgeschreven?);
• maken en bewaren van back-ups, creëren van historische bestanden;
• maken van overzichten (aantal deelnemers, verdeling keuzes, kosten) voor het management, vakorganisaties, OR en anderen.
Voorbeeld administratieve verwerking van bronnen en doelen
Werknemer x vult het flexplan in, hij kiest ervoor om een gedeelte van zijn salaris (€ 1.200) in te ruilen voor vier extra verlofdagen. Ook kiest hij ervoor het bedrag € 1.200 in zes gelijke bedragen te betalen, en wel vanaf maart:
• de werknemer ondertekent een verklaring dat hij met het bovenstaande akkoord gaat;
• in januari worden de extra vier verlofdagen bijgeboekt op zijn saldo. In de brief die dit bevestigt, wordt ook aangekondigd dat in de maanden maart t/m augustus € 200 op zijn salaris zal worden ingehouden;
• in de maanden maart t/m augustus wordt telkens € 200 op zijn salaris ingehouden, op de salarisstrook staat de vermelding 'Deelname flexplan';
• in augustus ontvangt hij een schrijven dat in deze maand voor het laatst inhoudingen voor deelname aan het flexplan plaatsvinden. |
Grootboek
Aparte handelingen vereisen de koppeling van de inhoudingen en uitkering met het grootboek. Dit, omdat de accountantscontrole vereist dat er een koppeling bestaat tussen de personeelsadministratie, waartoe ook de verwerking van flexibele arbeidsvoorwaarden wordt gerekend, en het grootboek.
Loonkosten
Naarmate de werknemer meer verlofdagen verkoopt dan koopt, stijgen de loonkosten en andersom. Hoewel het technisch mogelijk is de waarde van de te kopen en te verkopen verlofdagen zodanig aan te passen, dat de loonkosten van de werkgever neutraal uitpakken, moet dit misschien worden afgeraden: het personeel zal dit vaak niet begrijpen.
