In het reglement worden alle voorwaarden vastgelegd voor deelname aan het keuzesysteem, zoals:
• wat is de looptijd van het reglement en wanneer gaat het in?
• welke arbeidsvoorwaarden kunnen worden geruild?
• mag iedereen deelnemen of zijn er uitzonderingen?
• gelden voor parttimers en tijdelijke krachten dezelfde rechten als voor fulltimers?
• mogen bepaalde arbeidsvoorwaarden alleen geruild worden tegen een ander met name genoemd doel?
• kan het kopen van tijd alleen als de direct leidinggevende er mee akkoord gaat?
• wanneer keuzes kunnen worden gemaakt en voor welke bronnen en doelen;
• zijn bepaalde keuzes tijdelijk, dus alleen voor het lopende jaar, geldig of blijvend tot een volgende mutatie?
• zijn er limieten aan bepaalde keuzes of mogen arbeidsvoorwaarden onbeperkt, binnen de wettelijke grenzen, worden geruild?
• wat is de waarde van het verkopen van een dag en geldt voor het kopen eenzelfde waarde?
• gevolgen van onjuiste opgaven of voorstellingen van zaken door de werknemer;
• of er naast de wettelijke eisen bij bepaalde bronnen en doelen een minimum en/of maximum wordt gesteld?
• wat er gebeurt in geval van langdurige ziekte en wanneer er sprake is van langdurige ziekte (bijvoorbeeld vanaf drie maanden)?
• of er bij het inleveren van brutoloon wel of niet de vakantietoeslag en eindejaarsuitkering wordt verlaagd?
• waar kunnen betrokkenen terecht bij een verschil van mening?
Verplicht
Het reglement is door de belastingdienst verplicht gesteld, aangezien de meeste doelen, zoals een fiets, met verlof of door verlaging van het brutosalaris worden gefinancierd, hetgeen vaak een aanzienlijk fiscaal voordeel geeft.
Duidelijkheid
Het is verstandig om in het reglement zoveel mogelijk richtlijnen op te nemen, die relevant zijn voor het uitoefenen van een bepaald recht. Een goed reglement bevat regels die door hun eenduidige formulering duidelijkheid scheppen voor zowel de werknemer als de werkgever en die zo min mogelijk aanleiding geven tot discussie. Ontbreken dergelijke richtlijnen, dan zal dit zeker leiden tot misverstanden, maar ook eventueel problemen met de fiscus geven. Een goed reglement is niet alleen een richtlijn maar ook een leidraad voor duidelijkheid.
Beroepscommissie
Mocht er, ondanks een zorgvuldige formulering van de rechten, toch een discussie ontstaan over de toepassing van een bepaald artikel, dan is het zinvol het geschil voor te leggen aan een beroepscommissie. Hierin kunnen onder meer een directielid, een
OR-lid en een P&O-manager zitting hebben.
