Een cv en de AVG: hoe zit dat?
Artikelen | ma 19 apr 2021 | Trefwoorden: AVG
foto: Pexel.com
Ongeveer drie jaar geleden is op Europees niveau de Algemene Verordening Gegevensbescherming geïntroduceerd, ter vervanging van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Zoals bekend moeten organisaties hierdoor zorgvuldiger omgaan met persoonsgegevens en mag informatie niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk. Maar hoe zit dit tijdens het sollicitatieproces, en dan met name bij cv’s?
Cv’s en de AVG
Het mag geen verrassing zijn dat de
AVG ook van toepassing is op alle tijdens het sollicitatietraject verkregen informatie. Een sollicitatiebrief en
curriculum vitae, maar ook andere correspondentie en zelfs tijdens een sollicitatie gemaakte aantekeningen gelden als persoonsgegevens en moeten ook als dusdanig worden verwerkt.
Dit betekent dat al deze gegevens uiterlijk binnen vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure vernietigd moeten worden. Het bewaren van een cv van een kandidaat die in positieve zin opviel, maar de vacature niet heeft gekregen, is dus niet zonder meer toegestaan.
Bij expliciete toestemming van de sollicitant kun je de bewaartermijn oprekken van vier weken naar een jaar. Dan is het mogelijk om de kandidaat op een later moment alsnog te benaderen, bijvoorbeeld als de aangenomen persoon niet door de proeftijd is gekomen, of als er nog een andere geschikte vacature is vrijgekomen. Langer bewaren mag ook, maar enkel na opnieuw schriftelijke toestemming van de kandidaat, te verstrekken aan het einde van de eerste bewaarperiode.
Hoe zit het met online cv-tools?
Tegenwoordig maken sollicitanten steeds vaker gebruik van online hulpmiddelen, zoals sollicitatiesoftware of vacatureplatformen. Ook zijn er platformen die
gratis helpen bij het cv maken, of bij het opstellen van een motivatiebrief. De
AVG-regelgeving geldt in dit geval uiteraard ook, zowel voor de ontvanger van de sollicitatie als voor de sollicitatiehulp-dienstverlener. Het is dus niet mogelijk om de bewaarplicht af te schuiven of elders onder te brengen. Iedere ontvanger van persoonsgegevens is verantwoordelijk voor correcte dataverwerking.
Correct omgaan met persoonsgegevens
Om ook tijdens het werven van nieuw personeel op de juiste manier om te gaan met persoonsgegevens, is accuratesse van belang. Leg per kandidaat een dossier aan met alle relevante informatie, en vernietig het volledige dossier binnen vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Viel een kandidaat in positieve zin op? Vraag dan schriftelijk toestemming om zijn of haar cv een jaar te bewaren, en verleng dit (opnieuw schriftelijk) indien gewenst.
