Hoe lang moeten papieren personeelsdossiers bewaard blijven als er ook een digitale versie is.

Vraagbaak  |  ma 17 jul 2017  |  Trefwoorden: Personeelsdossier, Bewaartermijn, Bewaarplicht, Digitaal

Vraag

Hoe lang moeten papieren personeelsdossiers bewaard blijven, als zij al in het digitale personeelsdossier staan? 

Antwoord

In z’n algemeenheid moet u gegevens (in het bijzonder die betrekking hebben op financiële zaken) minstens 7 jaren bewaren. Dat geldt ook voor personeelsdossiers. Wanneer medewerkers het bedrijf hebben verlaten geldt een termijn van 5 jaren nadat het dienstverband is verbroken.
Deze termijnen gelden voor zowel digitale informatie als papieren dossiers. Naar onze opvatting vervangt het digitale dossier de papieren versie.
U hoeft “papier” dus niet te bewaren, wanneer u deze documenten heeft gedigitaliseerd. Er is dus geen onderscheid in papier of digitaal.