Inhoud
- Inhoud gesprek
- exit-interview met wie?
- Wat leren we ervan?
- Goede voorbereiding
- Wie voert het gesprek?
- Multiple choice vragenlijst
- Afsluiting exit-interview
- Procedure
Inhoud gesprek
In organisaties voert (meestal) een PO-functionaris een gesprek met de werknemer voordat hij vertrokken is. De vragen hebben betrekking op de reden van zijn ontslag en meer algemeen hoe hij denkt over het werken bij de organisatie die hij nu gaat verlaten.
Vaste onderdelen van het exit-interview zijn de arbeidsinhoud (waren de taken makkelijk/moeilijk, gevarieerd?), de arbeidsomstandigheden (verbeterpunten?) en de arbeidsverhoudingen (hoe was de relatie met de direct leidinggevende en collega's, hoe de samenwerking?).
Andere namen voor het exit-interview zijn exitgesprek of eindgesprek.
exit-interview met wie?
Omdat exit-interview deel uitmaken van beleid en is het gewenst deze gesprekken met alle werknemers die vertrekken te voeren. Het valt voor PO niet uit te leggen als voor het exit-interview alleen hogere functionarissen of 'high potentials' worden uitgenodigd.
Met de incidentele werknemer(s) die op staande voet wordt ontslagen, is het verstandig dit gesprek niet te voeren. Gaat het om aantallen werknemers tegelijk - denk aan collectieve ontslagen - dan soms ook maar liever geen exit-interviews.
NB: Probeer een medewerker die zijn baan heeft opgezegd niet alsnog over te halen om te blijven, de kans hierop is nihil en misschien ook niet gewenst. Stuur liever aan op een goede beëindiging van de samenwerking.
Wat leren we ervan?
Van het exit-interview kunnen management, direct leidinggevende en niet te vergeten de PO-functionaris zelf iets leren:
- klagen veel vertrekkers over de sfeer of een gebrek aan vrijheid in hun werk? Dan kan het zijn dat er iets schort aan de stijl van leidinggeven of de bedrijfscultuur;
- is stress een veelgehoorde klacht tijdens het exitgesprek? Dan kan het zijn dat de werkdruk te hoog is of de werk/privé-balans verstoord;
- is men ontevreden over de beloning? Misschien moet er gesleuteld worden aan de (secundaire) arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden;
- zeggen meerdere nieuwe krachten na een half jaar weer op? Neem dan de vacatures voor die functies eens onder de loep. Zijn er verkeerde verwachtingen gewekt, moeten de selectiecriteria aangescherpt of het inwerkprogramma aangepast?
Goede voorbereiding
Omdat een exitgesprek voor veel mensen nieuw is, weten medewerkers niet wat ze ervan moeten verwachten. Dus is het verstandig om van tevoren duidelijk te maken waarover het gesprek gaat, wat het doel is, hoe lang het duurt, wat er met de besproken informatie gebeurt en waar en hoe lang dit wordt bewaard. Het besprokene is vertrouwelijk, geef aan aan wie wordt gerapporteerd.
De laatste week voor het vertrek wordt algemeen gezien als het beste moment voor het houden van een exitgesprek. Dan is de medewerker nog actief betrokken bij het bedrijf, kan hij vrijuit praten omdat het afscheid aanstaande is, en zal eventuele kritiek op collega's of leidinggevende de werksfeer niet meer nadelig beïnvloeden. Tip: houd er voor de planning van het gesprek rekening mee dat de meeste werknemers in verband met resterende vakantiedagen niet altijd de kalendermaand uitzitten.
Wie voert het gesprek?
De PO'er is dé aangewezen persoon om de exitgesprekken te houden. De kans dat de direct leidinggevende betrouwbare, nuttige informatie uit het eindgesprek haalt, is klein. Niet zelden is de manager namelijk zelf (mede)oorzaak van het vertrek van de medewerker.
Multiple choice vragenlijst
Een alternatief van het gesprek is te vragen een vragenlijst met multiple choice antwoorden in te vullen. Door bijvoorbeeld drie keuzemogelijkheden te geven (goed, voldoende, slecht) op de vraag hoe de samenwerking op de afdeling was, dwingt de vertrekkende werknemer ertoe een oordeel te geven. Een combinatie van gesloten vragen met behulp van een standaard vragenlijst en aanvullende open vragen levert in de regel de beste informatie op.
Afsluiting exit-interview
Sluit het exitgesprek positief af. ‘Als je terugkijkt, waaraan denk je dan met plezier terug?' is een heel goede laatste vraag. Bedank de vertrekkende medewerker voor zijn (jarenlange) inzet en het openhartige gesprek. Wens hem of haar oprecht succes en hopelijk tot ziens.
Procedure
Het exit-interview kent vaak de volgende procedure:
- de PO-functionaris en de vertrekkende werknemer voeren het gesprek;
- de PO-functionaris vat het gesprek schriftelijk samen, de werknemer controleert het formulier op juistheid en ondertekent het;
- de PO-functionaris laat het formulier aan de direct leidinggevende van de werknemer lezen, desgewenst kan de laatstgenoemde het formulier van commentaar voorzien (onder geen beding mag hij de woorden van de werknemer aanpassen of verwijderen);
- PO zendt het formulier aan de directeur en bespreekt dit met hem.
Uitstroomanalyse niet effectief uitgevoerd
Veel organisaties houden hiervoor exit-interviews en/of exit-surveys. De informatie die vertrekkende medewerkers via exit-vragenlijsten en/of exit-interviews kunnen delen wordt vaak onvoldoende benut. HR komt er bijvoorbeeld door werkdruk niet aan toe, het concept van de exit-vragenlijst en hierdoor tevens exit-interview klopt niet, de wijze van informatieverzameling is niet juist, de rapportage is niet sterk genoeg, etc.
Uitstroommanagement neemt juist dit proces uit handen en zorgt voor een solide en professionele analyse van de uitstromende medewerkers om zodoende inzicht te geven in de beweegredenen en problemen te signaleren. Uw organisatie kan, door inzicht in beweegredenen van medewerkers, vervolgens het HR-beleid te verbeteren. Dit biedt naast de eerder genoemde kostenbesparing ook indirecte verbetering van zowel winstgevendheid als klanttevredenheid. (Bron: Uitstroomanalyse.nl)
