Wanneer moet ik autokosten buitenland declareren?
Vraagbaak | wo 16 aug 2023 | Trefwoorden: Declareren, Autokosten, Vergoeding voor autokosten, Declaratiebeleid
Vraag
Ik ben via de RTL-nieuws site bij jullie terecht gekomen toen ik daar een artikel aan het lezen
was over tol- en brandstof kosten in het buitenland.
Mijn vraag is: Is er een restrictie aan de tijd waarin zo’n tankbon nog mag worden ingeleverd?
Deze vraag stel ik omdat ik uit 2022 (oktober en december) nog een aantal bonnen heb
waarvan mijn werkgever zegt dat deze declaratie in hetzelfde jaar moest zijn ingediend.
In het geval van de tankbonnen uit de laatste week van 2022 had dit niet eens gekund…
Een andere werkgever deed daar in zo’n geval niet moeilijk over nam declaraties uit een
voorgaand jaar wel gewoon in behandeling.
Vind u dat mijn werkgever onwelwillend is? Ik ben benieuwd naar wat de regels hiervan zijn.
Antwoord
Laten we even een aantal zaken op een rijtje zetten:
- Fiscaal is het geen probleem om “onkosten” die samenhangen met de auto van de zaak op een later moment te vergoeden
- Maar de werkgever moet dit wel toestaan c.q. een regeling voor getroffen hebben/
- Is er in de berijdersregeling een clausule opgenomen, dat brandstof buitenland ook gedeclameerd kan worden c.q. op de bijtelling in mindering kan worden gebracht?
- Is er een declaratiebeleid, een algemene regeling dat “onkosten” binnen een bepaalde termijn gedeclareerd moeten worden? Bijvoorbeeld dat er een bepaalde tijdslimiet is ingesteld, dat werknemers hun kosten binnen een periode van drie maanden moeten declareren? Waarbij declaratie van kosten ouder dan drie maanden worden uitgesloten?
Als u vorig jaar al onvoorwaardelijk recht had op deze vergoeding, zonder dat daar verdere voorwaarden aan zaten verbonden, kan de vergoeding onbelast wel worden uitbetaald.
- Ik zou het niet inwilligen van verzoek niet als onwelwillend willen beschouwen, maar het lijkt op het toepassen van een gebruikelijke regeling.
- Ja, uw werkgever had ook anders kunnen beslissen, maar dat is dus niet gebeurd. Jammer voor u, maar weinig aan te doen.
Wat ik wel vind is dat uw werkgever z.s.m. duidelijkheid moet verschaffen omtrent het indienen van declaraties ook m.b.t. onkosten “buitenland”.
