Als vacatures te lang openstaan en dit de groei van uw organisatie blokkeert of remt, zult u toch naar een oplossing moeten zoeken. Ligt die oplossing niet voorhanden binnen de landsgrenzen, dan kunt u mogelijk uw blik verleggen naar het buitenland. Immers, waar in Nederland een enorm personeelstekort heerst, is het in veel andere landen niet zo ‘slecht’ gesteld.
U bent wel verplicht om eerst binnen de EER te werven
Voor buitenlandse werknemers gelden aparte regels. Deze vindt u vooral in de
Wet arbeid vreemdelingen (WAV). In de
WAV staat bijvoorbeeld dat u bij een nieuwe vacature in eerste instantie moet proberen om werknemers uit Nederland, Zwitserland of de Europese Economische Ruimte (EER) te werven. Onder de EER vallen de landen uit de Europese Unie (EU) en Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Kunt u aantonen dat het u niet lukt om in deze landen iemand te vinden, dan kunt u een werkvergunning krijgen voor een werknemer van buiten de EER.
Afspraken maken en vastleggen
Voordat u de indiensttreding van een buitenlandse werknemer regelt, moet u een aantal duidelijke afspraken met hem maken en deze vastleggen in een arbeids- of uitzendovereenkomst. Beantwoord samen onder meer de volgende vragen:
Hoelang duurt de werkzame periode in Nederland? En welke vergunningen moeten hiervoor worden aangevraagd (zie tussenkopje ‘Benodigde vergunningen’)?
30% regeling en verdere rechten
In welk land is de werknemer sociaal verzekerd en in welk land draagt hij loonbelasting af? Komt hij hierbij in aanmerking voor de
30%-regeling ?
Welke rechten heeft een buitenlandse werknemer door zijn arbeidsovereenkomst (zie Voorrangsregels arbeidsrecht
Praktische vragen over pensioen, verlof, verhuiskosten, onderkomen, scholing (ook van eventuele kinderen) en voorzieningen bij terugkeer naar het land van herkomst.
Vergunningen
Een buitenlandse werknemer heeft voor zijn tewerkstelling in sommige gevallen een werk- en verblijfsvergunning nodig. Of u deze moet aanvragen, is afhankelijk van de herkomst van de werknemer en het werk dat hij komt doen. Het is voor u natuurlijk het makkelijkst als u geen vergunningen hoeft aan te vragen. Dit is het geval als de werknemer uit een land komt dat lid is van de
EER, of uit Zwitserland. Tussen deze landen bestaat namelijk een vrij werknemersverkeer.
Tewerkstellingsvergunning
Komt uw werknemer niet uit de
EER of Zwitserland en neemt u hem voor minder dan drie maanden in dienst, dan moet u doorgaans een werkvergunning aanvragen bij
UWV. Het gaat hier om de
tewerkstellingsvergunning (TWV).
U moet ook een
TWV aanvragen als de werknemer al in Nederland is en een verblijfsvergunning heeft of als de werknemer langer dan drie maanden komt werken, maar niet in Nederland komt wonen. Bovendien kunnen er per ‘categorie’ buitenlandse werknemer speciale voorwaarden gelden.
U kunt de
TWV aanvragen via het werkgeversportaal op uwv.nl. De werknemer kan dit niet zelf doen. U ontvangt de beslissing van
UWV in principe binnen vijf weken na uw aanvraag.
WAV gewijzigd voor betere bescherming van werknemers
Per 1 januari 2022 is de WAV gewijzigd, onder meer om de arbeidsmarkt en de positie van buitenlandse werknemers beter te beschermen en illegale tewerkstelling te voorkomen en te bestrijden. Eén van de wijzigingen is het verruimen van de geldigheidsduur van werkvergunningen van maximaal één jaar naar maximaal drie jaar. Ook moet uw organisatie het volledige loon maandelijks direct overmaken op de bankrekening van de buitenlandse werknemer.
Scholing
Op termijn komt er ook een verplichting voor werkgevers om de buitenlandse werknemer scholing aan te bieden op het gebied van de Nederlandse taal. Deze verplichting gaat gelden bij alle werkvergunningen voor langer dan een jaar.
Gecombineerde vergunning
Wilt u een werknemer voor langer dan drie maanden aannemen en komt hij niet uit een EEG-land of Zwitserland, dan moet u – of de werknemer – in principe een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aanvragen bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). De GVVA is een verblijfsdocument, aangevuld met een document waarin staat dat u de werkgever bent en welke voorwaarden gelden voor de tewerkstelling van uw werknemer.
De GVVA-aanvraag verloopt via ind.nl en kost dit jaar € 350. De IND vraagt advies aan
UWV om vast te stellen of de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor een GVVA. Ook bij een GVVA kunnen er per categorie buitenlandse werknemer aanvullende voorwaarden gelden. De behandeling van de aanvraag kan 90 dagen duren. De werknemer moet de vergunning zelf ophalen bij de IND voordat hij bij uw organisatie aan de slag mag.
Uitzonderingen bij werkvergunningen
Een aantal groepen werkenden die niet uit de EER of Zwitserland komen, hoeven toch geen TWV of GVVA aan te vragen of melding te maken bij
UWV. Enkele belangrijke uitzonderingen zijn:
- werknemers met een verblijfsvergunning waarin staat ‘arbeid is vrij toegestaan, TWV niet vereist’ (omdat ze bijvoorbeeld al lang in Nederland werken) of werknemers met de sticker ‘arbeid is vrij toegestaan’ in hun paspoort;
- vluchtelingen uit Oekraïne (voor indiensttreding heeft uw organisatie wel een meldplicht bij UWV);
- kennismigranten (zie verderop);
- studenten die in Nederland een opleiding volgen en stage lopen;
- hoogopgeleide werknemers met een zogeheten Europese blauwe kaart;
- essentieel personeel van start-ups;
- personen met een verblijfsvergunning voor ‘arbeid als zelfstandige’;
- bepaalde overgeplaatste werknemers van een internationale onderneming;
- buitenlandse werknemers die u inhuurt via een externe partij, zoals een uitzendbureau. Deze partij moet zelf de vergunning aanvragen.
Wel kunnen er aanvullende voorwaarden gelden. Deze voorwaarden en de rest van de categorieën waarvoor geen TWV of GVVA vereist is, vindt u op uwv.nl.
Verblijfsvergunning
Werknemers met een TWV die langer dan drie maanden bij u werken, hebben ook een verblijfsvergunning voor arbeid in loondienst nodig. De buitenlandse werknemer kan deze verblijfsvergunning aanvragen bij de IND. De IND legt stapsgewijs uit wat hij moet doen via de link ind.nl/nl/verblijfsvergunningen.
Voordat uw werknemer een verblijfsvergunning van de overheid kan ontvangen, heeft hij vaak eerst een Machtiging tot Voorlopig Verblijf (
MVV) nodig. Dit is een speciaal inreisvisum waarmee de werknemer Nederland binnenkomt. Voor de
MVV en de verblijfsvergunning volgt de werknemer de procedure
Toegang en Verblijf (TEV). Als werkgever kunt u deze procedure van de werknemer overnemen.
Sommige werknemers hebben geen
MVV nodig om een verblijfsvergunning aan te vragen. Dit geldt voor werknemers uit Australië, Canada, Japan, Monaco, Nieuw-Zeeland, Vaticaanstad, de Verenigde Staten en Zuid-Korea. De procedure duurt maximaal 90 dagen.
Identificatieplicht geldt ook bij buitenlandse werknemer
Ook voor buitenlandse werknemers heeft u een identificatieplicht. Vraag de werknemer daarom naar een geldig, origineel en onvervalst identiteitsbewijs. Bewaar een kopie hiervan in uw administratie. Als een persoon uit de EER, Zwitserland of Turkije komt (en legaal in Nederland mag verblijven) en via een uitzendbureau bij uw organisatie werkzaam is, moet u ook zijn identiteitsgegevens checken, maar mag u geen kopie bewaren. Let wel op het type identiteitsbewijs. Een rijbewijs is bijvoorbeeld hierbij niet geldig.
Documentatie
Naast de identiteitsgegevens is er meer wat u voor de buitenlandse werknemer moet documenteren. Belangrijke documenten hierbij zijn de arbeidsovereenkomst en de vergunningen.
Speciale regeling voor kennismigranten
Voor de tewerkstelling van kennismigranten geldt een speciale regeling: de kennismigrantenregeling. Door de regeling kunt u hoogopgeleide migranten uit landen buiten de EU snel naar Nederland halen. Voordat u de regeling kunt toepassen, moet u wel worden erkend als referent. Deze erkenning vraagt u aan bij de IND.
Beschikt u over de erkenning, dan kunt u een verblijfsvergunning aanvragen voor de kennismigrant via de procedure TEV. De behandeling hiervan duurt in principe twee weken. Of de IND uw aanvraag goedkeurt, is onder andere afhankelijk van het inkomen van de werknemer.
In 2023 moeten buitenlandse werknemers van 30 jaar of ouder minimaal een bruto maandsalaris van € 5.008 verdienen om als kennismigrant te worden aangemerkt. Voor werknemers onder de 30 jaar ligt de norm lager. Voor hen geldt een bruto maandsalaris van € 3.672. Deze inkomenseis is exclusief 8% vakantiebijslag. De eis geldt niet voor sommige onderzoekers, artsen en docenten.
Lees ook
Aparte regels voor seizoenarbeiders
Ook voor seizoenarbeiders in de land- en tuinbouw gelden enkele aparte regels. Om de benodigde vergunningen voor de seizoenarbeider te kunnen aanvragen, hoeft u geen erkend referent te zijn zoals u voor de aanvraag van een kennismigrant wel moet zijn. Desondanks kunt u zich wel als referent laten herkennen. Hierdoor kunt u sneller aanvraagprocedures doorlopen.
Voor seizoensarbeid geldt een maximumduur van 24 weken. Ook mag de werknemer in de drie jaar vóór de aanvraag niet illegaal in Nederland zijn geweest en moet hij minimaal het wettelijk minimumloon verdienen. Wilt u de seizoenarbeider voor meer dan drie maanden naar Nederland halen, dan moet de werknemer de procedure TEV doorlopen.
Onbelaste vergoeding via 30%-regeling
Een buitenlandse werknemer maakt voor zijn verblijf in Nederland mogelijk extra kosten (extraterritoriale kosten). U mag de werknemer hiervoor onder voorwaarden een vrije onbelaste vergoeding geven via de zogenoemde 30%-regeling. Komt de werknemer voor deze regeling in aanmerking, dan mag u 30% van het loon – inclusief vergoeding – belastingvrij verstrekken.
Vanaf 2024 wordt de 30%-regeling beperkt tot maximaal de ‘Balkenendenorm’ (die € 223.000 bedraagt in 2023). Als u de regeling wilt toepassen, moet u hiervoor een verzoek indienen bij de Belastingdienst. Of de fiscus u daadwerkelijk toestemming geeft, is afhankelijk van een aantal voorwaarden. De werknemer:
- is in dienst bij u;
- beschikt over een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks op de Nederlandse arbeidsmarkt te vinden is;
- heeft in de 24 maanden voor zijn eerste werkdag in Nederland minimaal 16 maanden meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens gewoond.
Welke vergoedingen er precies allemaal onder de fiscaal gunstige 30%-regeling vallen, kunt u lezen in de
30%-regeling voor werknemer uit het buitenland
Voorrangsregels arbeidsrecht
Afhankelijk van het arbeidsrecht dat van toepassing is op de arbeidsovereenkomst, heeft de werknemer bepaalde rechten. Hierbij gelden op basis van het Europees recht binnen elke
EU-Lidstaat zogenoemde ‘voorrangsregels’. Deze gelden altijd, ongeacht het toepasselijke arbeidsrecht.
De gedachte hierachter is dat buitenlandse werknemers die tijdelijk in (bijvoorbeeld) Nederland arbeid komen verrichten en waarbij de arbeidsovereenkomst wordt beheerst door buitenlands recht, recht hebben op de Nederlandse minimale arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden, voor zover deze betrekking hebben op onder meer:
- gelijke behandeling van mannen en vrouwen;
- arbeidsomstandigheden;
- arbeidstijden;
- minimumloon en minimum vakantiebijslag;
- minimumaantal vakantiedagen.
CAO van toepassing?
Ook zal een eventuele cao op de buitenlandse werknemer van toepassing zijn. Hierin kan bijvoorbeeld zijn bepaald dat u de werknemer moet helpen bij het vinden van een geschikte woning.
