Inhoud
- Inleiding
- Richtlijnen in Europa
- Richtlijnen in Nederland
- Overheid mist controle sociale media
- Vuistregels voor controle op gebruik van e-mail en internet
- Ook briefgeheim voor e-mail
- Opinie Europese Commissie over privacy van werknemers
Inleiding
Sociale media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en kunnen bijdragen aan een positief imago van de organisatie. Het delen van informatie en kennis met groepen, waarmee op de traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was, kan leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving.
Net als bij de opkomst van e-mail en internet ontstaan er ook nu vragen bij het gebruik van sociale media in organisaties. Privé-gerelateerde en werkgerelateerde zaken zijn niet zo gemakkelijk te scheiden. Bij nieuwe ontwikkelingen zie je vaker dat een aantal werkgevers en medewerkers vooral de bedreigingen zien, anderen vooral de kansen. Om verschillende denkbeelden over het gebruik van sociale media in de organisatie niet te laten leiden tot misverstanden zijn deze richtlijnen ontwikkeld.
Hoewel het gebruik van sociale media in Nederland al flink is ingeburgerd, lopen organisaties niet voorop met het opstellen van richtlijnen voor medewerkers. Dat is in de Verenigde Staten wel anders. Daar moeten veel medewerkers een contract tekenen waarin ze moeten beloven om zich op Twitter en Facebook aan de zogeheten kernwaarden van de onderneming te houden. Je wordt zelfs geacht om op sociale media de loftrompet over het bedrijf te steken. In Nederland zijn we daar van oudsher minder dol op. Toch zien wel steeds meer bedrijven in dat het belangrijk is om hierover goede afspraken te maken.
Richtlijnen in Europa
Tot nu toe is de bijdrage van de EG inzake het onderwerp sociale media mager. De Richtlijn 2010/13/
EU van het Europese Parlement en de Raad van 10 maart 2010 ‘betreffende de coördinatie van bepaalde wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen in de lidstaten inzake het aanbieden van audiovisuele mediadiensten (richtlijn audiovisuele mediadiensten)’ munt uit in algemeenheden en gaat niet echt op de problematiek van de sociale media in.
Richtlijnen in Nederland
Een aantal organisaties in Nederland hebben zich in de afgelopen periode beijverd richtlijnen, codes c.q. protocollen op te stellen over wat inzake de sociale media wel en niet mag. Een aantal van deze organisaties worden in rubriek Sociale media (voorbeelden sociale media-code) genoemd.
De richtlijnen zijn afhankelijk van het soort organisatie vaak heel verschillend. We doen een poging een aantal richtlijnen te noemen die vaak voorkomen:
- het is werknemers niet verboden over de organisatie waar zij werkzaam zijn in sociale media te schrijven, er zijn wel vele mitsen;
- werknemers dragen een eigen verantwoordelijkheid, in bepaalde gevallen wordt geappelleerd aan de goede smaak van werknemers;
- werknemers dienen zich bewust te zijn van hun positie in de organisatie, in sociale media kan een mening van een leidinggevende zwaarder wegen dat die van een werknemer;
- het is niet toegestaan over zaken te publiceren/schrijven die schadelijk voor de organisatie zijn;
- in gevallen waarbij de vertrouwelijkheid van of de schade aan het bedrijf mogelijk aan de orde is, is vooraf toestemming van een daarvoor verantwoordelijke chef nodig;
- vermijd het schrijven over collega’s, andere werknemers en leidinggevenden;
- vermijd in sociale media het schrijven over of het in discussie gaan met klanten of leveranciers.
Overheid mist controle sociale media
Nog geen 30% van de Nederlandse overheidsinstanties blijkt op dit moment een sociale media beleid te hanteren, terwijl sociale media wel al veelvuldig worden ingezet. Zo blijkt uit onderzoek van Ernst & Young.
Ondanks dat sociale media, zoals Facebook en Twitter, niet meer weg zijn te denken uit onze maatschappij, wijst het onderzoek uit dat de inzet van sociale media bij de overheid nog in de kinderschoenen staat. Een meerderheid van de overheidsinstanties zit nog in de fase waarin pilots (proeven) lopen. Aan risicobeheersing wordt tot dusver minimaal aandacht besteed. (Bron: PwC)
Vuistregels voor controle op gebruik van e-mail en internet
Op basis van het arbeidsrecht en het privacy-recht zijn vuistregels geformuleerd voor het gebruik en controle van e-mail en internet op de werkplek. Deze vuistregels zijn bedoeld als handvat voor het opstellen van een behoorlijk en zorgvuldig beleid in de arbeidsorganisatie. Om de toepasbaarheid van de vuistregels te vergroten heeft het
College bescherming persoonsgegevens (
CBP) een raamregeling voor het gebruik van e-mail en internet ontwikkeld. Dit is bedoeld als instrument voor organisaties, bedrijven en ondernemingsraden om de vuistregels in het eigen beleid toe te passen.
Algemene vuistregels
- Behandel zaken online op dezelfde manier als off line.
- Stel heldere regels op met de instemming van de ondernemingsraad.
- Publiceer de regels op een voor de werknemer toegankelijke wijze.
- Stel vast in hoeverre privé-gebruik van de faciliteiten is toegestaan.
- Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk.
- Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken.
- Houdt rekening met de back-ups van het systeem.
- Garandeer de integriteit van de systeembeheerder.
- Bespreek geconstateerd gedrag zo spoedig mogelijk met betrokkene.
- Biedt inzage in de gegevens.
- Evalueer de regels periodiek.
Vuistregels voor e-mail en internet
- Probeer zakelijke en privé e-mail te scheiden en ontzie privé e-mail zoveel mogelijk.
- Beperk de controle tot het vooraf geformuleerde doel. Voorzie in op de doeleinden toegesneden controlemechanismen.
- Voer de controles op naleving zo beperkt mogelijk uit (maatwerk).
- Beperk de logging tot de verkeersgegevens. Bewaar de loggegevens niet langer dan noodzakelijk is.
- Ontzie geprivilegieerde informatie van ondernemingsraadleden en bedrijfsartsen in elektronische berichten. (Bron: CBP)
Ook briefgeheim voor e-mail
E-mailcorrespondentie bestaat al sinds 1995. Maar het valt nog steeds niet onder het briefgeheim. Dus ook zakelijke e-mail niet. Niemand kan dan ook worden aangeklaagd als die andermans e-mail opent. Akelige gedachte maar het is nog steeds de realiteit. En niet alleen e-mail, ook persoonlijke berichten via Facebook, Twitter, Instagram, Whatsapp, Skype, Chatroulette, Skype, Facetime, Snapchat zijn nog niet beschermd via de wet.
Als het aan het huidig kabinet ligt, komt daar verandering in. (Bron: Secretaresseblog,
14 jul. 2014)
Opinie Europese Commissie over privacy van werknemers
Een werkgroep van de Europese Commissie (EC) heeft zich gebogen over de bescherming van privacy van werknemers en op basis daarvan een aantal meningen op papier
gezet.
Zo is de EC van mening dat
- Werkgevers zouden in een vacaturetekst moeten aangeven dat de social media-profielen van de kandidaten worden gecheckt.
- Een werkgever mag niet zomaar meekijken met wat werknemers met hun smartphone of tablet van de zaak doen. Als de werkgever het gedrag of netwerkverkeer van medewerkers wil analyseren, moet hij daarvan expliciet melding maken aan de betrokken medewerkers. Ook moet de werkgever aangeven waarom dit gebeurt en hoe.
- Werknemers mogen niet verplicht worden om een social media-profiel te gebruiken dat door hun werkgever wordt verstrekt. Een medewerker blijft hoe dan ook een privépersoon die er te allen tijde een privé-account op social media op na mag houden.
(Bron: Visma,
20 juli 2017)
Ga terug naar Sociale media
