Bronnen

Bij een cafetariasysteem hebben we het over bronnen en doelen. Een bron is een arbeidsvoorwaarde in geld uitgedrukt, waarmee een doel wordt betaald. Er zijn geldbronnen en tijdbronnen die kunnen worden ingezet, die dus kunnen worden geruild voor één of meerdere doelen. Voorbeelden van doelen komen in subparagraaf Doelen ter sprake.

Geldbronnen
Omdat iedere organisatie haar eigen arbeidsvoorwaarden kent, kunnen we in de opsomming van mogelijke bronnen nooit compleet zijn. Maar laten we een poging wagen. Geldbronnen zijn bijvoorbeeld:

• Brutosalaris
Enkele voorwaarden en kenmerken bij de inzet van brutoloon zijn:
- het brutoloon wordt verlaagd, waardoor de arbeidsovereenkomst tijdelijk wordt gewijzigd; dat is iets anders dan een inhouding op het brutoloon;
- om de grondslag voor onder meer het pensioen niet in gevaar te brengen mag het totale brutoloon in dit kader met niet meer dan 30% worden verlaagd;
- alleen toekomstig loon kan worden ingezet, zie subrubriek Genietingsmoment in paragraaf Wettelijke eisen;
- de werkgever moet een duidelijke beslissing nemen of bij verlaging van het brutoloon ook de vakantietoeslag, de eindejaarsuitkering en het uurloon evenredig worden verlaagd. Hij moet hierin consequent zijn en dit in het reglement nadrukkelijk vastleggen;
- het totale bruto jaarloon mag niet onder het minimumloon uitkomen.

• Vakantietoeslag
In principe kan de totale vakantietoeslag worden ingezet. Het is een misvatting om op grond van de Wet minimumloon/minimumvakantietoeslag te concluderen dat slechts tot 8% van het minimumloon mag worden ingezet.
Bij de inzet van vakantietoeslag wordt wel degelijk de vakantietoeslag uitbetaald, maar vervolgens verruild voor een bepaald doel. Let op dat wanneer de vakantietoeslag vanwege een verlaging van het brutoloon evenredig wordt verlaagd, niet het oorspronkelijke bedrag van de toeslag kan worden ingezet.

• Eindejaarsuitkering
In sommige gevallen is er alleen een eindejaarsuitkering wanneer aan een bepaalde voorwaarde (zoals 'de werknemer moet nog in dienst zijn') of prestatie is voldaan. Het is dan onzeker of het bedrag tegen die tijd wel verruild kan worden tegen een doel dat veel eerder is verkregen.

• Bonus of gratificatie
Ook bij een bonus is de verkrijging ervan een onzekere factor. Toch kan een bonus dienen als bron. Let erop dat bij toekenning de bronbestemming moet hebben plaatsgevonden. M.a.w. de keuze voor het doel moet vooraf zijn bepaald, dus voordat het recht op (uitbetaling van) de bonus is ontstaan. 
Het advies is hier om een dergelijke uitkering dan niet als bron op te nemen. Wel kan een eindejaarsuitkering als bron dienen, wanneer het recht erop en de keuze van het doel samenvallen.

Een bron in tijd wordt meestal in een geldwaarde uitgedrukt. Van een bron kan de waarde al bepaald zijn in de CAO of de arbeidsvoorwaardenregeling. Het is echter ook mogelijk dat een bron in een cafetariasysteem om strategische redenen een afwijkende waarde krijgt. Zie ook subparagraaf Strategisch sturingsinstrument.
Aan een uur kan bijvoorbeeld een minimum of een maximum waarde worden toegekend, die afwijkt van het feitelijke uurloon. Ook zijn er cafetariasystemen, waarbij iedere werknemer, ondanks soms grote verschillen in uurloon, een gelijk aantal uren moet inleveren om een fiets te kopen. Over het algemeen zal echter de waarde van een verlofuur gelijk zijn aan de waarde zoals deze in de cao is bepaald.
 

Rekenvoorbeeld Wanneer het brutoloon per uur € 25 is en de prijs van de nieuwe fiets is € 700, dan moeten hiervoor 28 verlofuren worden ingeleverd. Uiteraard is het ook mogelijk om, afhankelijk van de voorwaarden van het reglement, een deel met verlofuren te betalen en de rest met andere bronnen. Of het geheel met brutoloon. Meestal kunnen verlofuren uit voorgaande periodes ook ingezet worden. Een bron zou ook kunnen zijn: het afzien van een parkeerplaats of van een leaseauto.

Tijdbronnen
Tijdbronnen zijn bijvoorbeeld:
• verlofuren of -dagen;
• adv-dagen;
• seniorendagen;
• alle verlofrechten uit voorgaande periodes.

In de meeste organisaties is er nog sprake van verlofdagen, maar in enkele bedrijven, zeker die met veel parttimers zoals de zorgsector, is er sprake van verlofuren. Alle verlof boven viermaal het aantal werkdagen of uren per week mogen worden verruild. Voor een fulltimer betekent dit alle dagen boven 4 × 5 = 20 dagen per jaar. Dus, als een werknemer recht heeft op 25 verlofdagen, dan mogen hiervan 5 dagen worden verkocht.
Alle adv-dagen en seniorendagen mogen sowieso worden ingezet. Over het inzetten van verlofrechten uit het verleden bestaat een voortdurende discussie of deze nu wel of niet mogen worden verruild. In de praktijk zien we dat de fiscus hier meestal geen bezwaar (meer) tegen heeft. Zie subparagraaf Verlof in paragraaf Gevolgen invoering cafetariasysteem. 

Aanpassing aan veranderde omstandigheden
Een cafetariasysteem is per definitie een flexibel keuzesysteem dat steeds aan de omstandigheden en wensen wordt aangepast. Het management, de OR en in het bijzonder de flexcoördinator zullen er steeds op moeten letten of er redenen zijn om de bestaande bronnen doelen uit te breiden, te wijzigen of zelfs te laten vervallen in het geval de belastingdienst nieuwe regels stelt of een fiscaal aantrekkelijke vergoeding intrekt dan wel de wet wijzigt. Voorbeelden zijn het in 2004 vervallen van het pc-privéproject, het in 2006 toevoegen van de levensloopregeling als doel aan menig keuzemenu en het in 2009 afschaffen van de mogelijkheid om ziektekosten onbelast te mogen vergoeden.