Wat is een PBS?
De Personal Benefits Statement (
PBS) is een persoonlijk rapport waarin de (arbeidsvoorwaardelijke) rechten, regelingen en verzekeringen van de betreffende werknemer worden weergegeven. Vooral grote bedrijven bieden vaak een uitgebreid overzicht, dat jaarlijks wordt verstrekt. Voor de werkgever heeft het EB statement als (neven)doel het inzicht in en waardering die de werknemer heeft voor zijn arbeidsvoorwaardenpakket vergroten, ook werknemerskosten en -premies worden vermeld.
De inhoud en vorm van een
PBS verschilt van bedrijf tot bedrijf. Qua vorm volstaan sommige bedrijven met een of twee A4-tjes, andere bedrijven verstrekken aan de werknemers een luxe boekwerkje van minimaal 30 pagina’s, waarin bijvoorbeeld uitgebreid verzekeringsaspecten worden vermeld.
Andere namen voor een
PBS zijn:
- Employee Benefits Statement (EB-Statement)
- Persoonlijk Arbeidsvoorwaarden Verslag (PAV);
- Persoonlijk Arbeidsvoorwaarden Overzicht (PAO);
- Persoonlijk Inkomens- en Voorzieningen Overzicht (PIVO);
- Arbeidsvoorwaardenoverzicht.
Koppeling met cafetariasysteem
De PBS kan aan een cafetariasysteem (flexibele arbeidsvoorwaarden) worden gekoppeld, maar kan ook los daarvan worden opgemaakt. Is er wel een koppeling aanwezig, dan kan worden besloten de gekozen bronnen en doelen in de PBS nogmaals te vermelden. Ook kunnen in dit geval die arbeidsvoorwaarden (bronnen en doelen) die deel uitmaken van een cafetariasysteem apart worden gemerkt (vet en/of cursief). Een PBS of Persoonlijk Arbeidsvoorwaarden Overzicht (
PAO) kan in een online-systeem door een medewerker op ieder gewenst moment, met actuele informatie worden ingezien en uitgeprint. Zie
www.cafetariasysteem.nl.
Opstap voor verzekeraars
In een
PBS wordt, naast primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden, als regel informatie gegeven over het individuele inkomen bij kort en langer durende arbeidsongeschiktheid (WIA), de financiële gevolgen bij overlijden - de hoogte van het nabestaandenpensioen en Anw-uitkering - en andere risico's die de werknemer loopt. Als zodanig is de
PBS een uitstekende opstap voor verzekeraars om met de werknemer te praten over diens verzekerbare risico's; kortom het terrein van de Personal Financial Planning.
Het is vaak de EB-adviseur die voor de werkgever de
PBS heeft mogen samenstellen en verstrekken. Voor de EB-adviseur een unieke kans, omdat:
- in één keer vele potentiële klanten i.c. de werknemers worden bereikt;
- zijn kennis en bewustwording van het arbeidsvoorwaardenpakket, risico's en aanvullende verzekeringen d.m.v. de PBS is gegroeid;
- de adviseur het bedrijf en de financiële situatie van de werknemers kent.
Vermelding werknemerskosten
Een apart onderdeel van de
PBS is het overzicht van de kosten die de werkgever, naast het salaris, overige vergoedingen en inhoudingen, additioneel voor de betrokken werknemer voor haar rekening neemt. De reden dit overzicht te geven komt voort uit de verwachting dat de werknemer nog meer inzicht én waardering krijgt voor het gebodene.
Frequentie
Bedrijven, die een
PBS aan hun werknemers verstrekken, doen dit vaak jaarlijks. Gezien de ingewikkelde materie, de bovengenoemde opstap verzekeringen af te sluiten en de inspanningen om
PBS-rapporten te vervaardigen, kan worden overwogen de
PBS eens per vier of vijf jaar uit te brengen. Vindt het personeel het belangrijk jaarlijks een
PBS te ontvangen, dan zit de werkgever hier min of meer aan vast. Een enquête kan uitkomst bieden.
Geautomatiseerde verwerking
Gaat het om grotere aantallen personeel dan zal de vervaardiging van
PBS-en in belangrijke mate geautomatiseerd moeten worden. Om dit te realiseren is het downloaden van de personeelsgegevens uit de databestanden van de salarisadministratie, pensioenverzekeraars en andere bestanden onontbeerlijk. Toch is dit niet genoeg. Persoonlijke gegevens op het gebied van het werkzame leven in de afgelopen jaren (benodigd om de duur van de (loongerelateerde) WIA-uitkering te berekenen), het aantal kinderen, de leeftijd van het jongste kind, het inkomen van nabestaande (benodigd voor de duur en hoogte van de Anw-berekening), pensioenrecht opgebouwd bij vorige werkgevers enz., ontbreken vaak.
Overige opmerkingen
- organisaties met een mager pakket aan arbeidsvoorwaarden doen er verstandig aan geen PBS aan hun werknemers te verstrekken, de beoogde waardering voor het pakket zou in deze gevallen wel eens anders kunnen uitpakken;
- vermijd een PBS dat te zeer het stempel van te verzekeren risico's draagt. De PBS is een tool van het management, dat eerst en vooral werknemers meer inzicht in de arbeidsvoorwaarden wil geven om daarmee indirect de motivatie te kunnen beïnvloeden;
- de PBS dient gebruikersvriendelijk en in ieder geval goed leesbaar te zijn. Ingewikkelde (personeels)wetenschappelijke en juridische termen horen hierin niet thuis. Begrijpt de werknemer de PBS niet, dan zal hij waarschijnlijk geneigd zijn de PBS op de stapel onleesbare boekwerken te leggen. Hierop aansluitend, misschien is het te overwegen werknemers hiervoor door functionarissen van de afdeling P&O te laten begeleiden. Veel organisaties, waar de werknemers een PBS op het werk of thuis ontvangen, hebben geen ruimte voor het stellen van vragen;
- het is onnodig artikelen uit het Burgerlijk Wetboek of de CAO in een PBS te herhalen. Maak de PBS ook niet onnodig lang, omdat dat afbreuk doet aan de leesbaarheid. Een verwijzing naar het gestelde in de CAO is voldoende.
Ga terug naar Personal Benefits Statement.
EXPERT
